Cum să adăugați invitați în ClickUp

Oricine lucrează în echipă știe că colaborarea este un element critic al practicilor de afaceri contemporane. Comunicarea și schimbul de informații cu colegii tăi este rețeta pentru productivitate. Cu toate acestea, uneori, o anumită sarcină necesită expertiză externă, ceea ce poate împiedica fluxul de lucru. Atunci platforme precum ClickUp pot fi utile.

În acest articol, vă vom arăta cum să adăugați invitați în spațiul dvs. de lucru ClickUp și să acoperim toate opțiunile de partajare și gestionare.

Cum să adăugați oaspeți în ClickUp?

Cu fiecare plan de abonament, deblocați un anumit număr de locuri pentru oaspeți. Funcția este ideală pentru colaborarea cu consultanți care au nevoie doar de acces la o anumită sarcină din spațiul dvs. de lucru. Acești utilizatori au acces limitat la date, așa că nu vor putea vedea nimic pe care nu le-ați partajat în mod expres. De asemenea, puteți recunoaște oaspeții după pătratul portocaliu mic de pe fotografia de profil sau pe avatar pentru a evita confuzia.

Învățați cum să adăugați oaspeți în ClickUp este ușor, datorită aspectului elegant al platformei. Nu numai că procesul este destul de simplu, dar îl puteți face și cu diferite sisteme de operare. Există o aplicație desktop disponibilă atât pentru Mac, cât și pentru Windows PC și o versiune mobilă pentru iOS și Android. Cu toate acestea, nu toate ratele au aceleași caracteristici, așa că asigurați-vă că continuați să citiți pentru mai multe detalii.

Pe Mac

Aplicația desktop este grozavă dacă trebuie să lucrați offline. Are mai puține funcții decât versiunea web, deoarece aceasta din urmă este actualizată mai frecvent. Cu toate acestea, puteți gestiona cu ușurință sarcinile de bază, iar aceasta include adăugarea de invitați la o anumită funcție de spațiu de lucru. Iată cum să o faci:

1. Lansați aplicația ClickUp cu Finder sau Launchpad.
   
2. Găsiți sarcina, folderul sau lista pe care doriți să o partajați cu utilizatorul invitat.
   
3. Faceți clic pe cele trei puncte din partea dreaptă pentru a deschide meniul de acțiuni.
   
4. Selectați Partajare și permisiuni din lista de opțiuni.
   
5. Va apărea o fereastră pop-up. Introdu adresa de e-mail a oaspetelui în caseta de dialog pentru a trimite o invitație.
   
6. Alegeți permisiunea preferată. Aveți mai multe opțiuni: vizualizați, doar pentru comentarii, editați și creați.
   

Pe Windows 10

Aproape aceiași pași se aplică pentru versiunea Windows 10:

1. Lansați aplicația făcând dublu clic pe pictograma de pe desktop.
   
2. Pentru a partaja o listă cu un utilizator invitat, faceți clic pe punctele de suspensie de lângă titlu din partea dreaptă. Faceți clic pe Partajare și permisiuni și introduceți adresa de e-mail corespunzătoare.
   
3. Pentru a adăuga invitați într-un dosar întreg, găsiți-l în tabloul de bord. Deschideți meniul de acțiuni și accesați Partajare și permisiuni. Trimiteți invitația și setați permisiunea dorită.
   
4. Pentru a adăuga un invitat la o activitate întreagă, faceți clic pentru a o deschide mai întâi. În partea de sus a paginii, faceți clic pe cele trei puncte orizontale. De acolo, partajați folderul trimițând o invitație unui utilizator invitat.
   

Notă: Există, de asemenea, o extensie Chrome disponibilă în Magazinul web Chrome . În afară de operațiunile standard, îl puteți folosi pentru a atașa e-mailuri la sarcinile ClickUp. Funcționează atât cu Gmail, cât și cu Outlook.

Pe Android

La început, aplicația mobilă ClickUp a primit recenzii dure. Utilizatorii s-au plâns că este slab în comparație cu omologul desktop, ca să nu mai vorbim de versiunea bazată pe cloud. Cu toate acestea, cele mai recente upgrade-uri au adus îmbunătățiri semnificative, mai ales când vine vorba de timpul de răspuns.

Versiunea nouă și îmbunătățită pentru dispozitivele Android poate fi găsită pe Magazin Google Play . Este disponibil gratuit și funcționează excelent dacă trebuie să vă verificați spațiul de lucru în timp ce sunteți în deplasare.

cum să trimiteți un mesaj pe discordie

După ce v-ați conectat, vă puteți accesa toate fișierele, folderele, listele și spațiile cu telefonul dvs.

Din păcate, nu îl puteți folosi pentru a adăuga membri sau invitați la funcțiile spațiului de lucru. De acum, servește doar pentru a comunica cu membrii echipei și pentru a urmări fluxul de lucru. Sperăm că actualizările viitoare vor include funcții mai avansate, dar pentru moment - rămâneți la versiunile desktop.

Pe iPhone

Există o versiune iOS a aplicației disponibilă în Magazin de aplicații . Puteți să-l obțineți gratuit și să fiți la curent cu lucrurile în timp ce sunteți departe de computer.

La fel ca și versiunea Android, nu puteți invita oaspeți la funcțiile Workspace cu telefonul. Cu toate acestea, acest lucru nu face aplicația mobilă complet inutilă. Veți putea în continuare să comunicați cu colegii dvs. și chiar să vă creați sarcini noi. Poate fi foarte util dacă sunteți în mișcare, dar trebuie totuși să vă consultați cu echipa.

Cum să gestionezi oaspeții pe ClickUp?

În calitate de administrator, puteți gestiona toți membrii unui anumit spațiu de lucru (incluși utilizatorii invitați) utilizând pagina „Oameni” din tabloul de bord administrativ. Puteți modifica setările de permisiuni ale oaspeților, le puteți face upgrade la un membru sau chiar le puteți elimina complet din funcție.

Pe Mac

Dacă doriți ca oaspeții dvs. să aibă acces la sarcinile finalizate, le puteți modifica statutul de utilizator. Odată ce devin membri, pot trece peste munca lor anterioară, chiar dacă nu mai sunt implicați activ în spațiul de lucru. Iată cum să o faci:

1. Deschideți meniul Administrator făcând clic pe avatarul dvs.
   
2. Selectați Persoane din lista de opțiuni.
   
3. Găsiți utilizatorul pe care doriți să-l gestionați. Fie derulați prin lista de invitați, fie utilizați funcția de căutare din partea de sus a ferestrei.
4. Din bara din partea stângă, faceți clic pe săgeata în jos de lângă Guest. Selectați un nou rol din lista verticală.
   

De asemenea, puteți elimina complet utilizatorii invitați după ce au terminat ceea ce și-au propus:

1. Accesați meniul Administrator > pagina Persoane.
   
2. Găsiți utilizatorul pe lista de invitați.
3. Faceți clic pe cele trei puncte orizontale din partea extremă dreaptă a ecranului.
4. Selectați Eliminare din lista de opțiuni.
   

Pe Windows 10

Când adăugați oaspeți la o anumită sarcină, de obicei setați setarea permisiunii imediat. Desigur, uneori, nivelul lor de implicare se schimbă pe măsură ce proiectul continuă. Este posibil să aveți nevoie de ei pentru a participa mai activ, lăsând comentarii sau editând fișierele. Din fericire, ClickUp vă permite să schimbați nivelul de degajare în orice moment dat. Iată cum să o faci:

1. Deschideți meniul de administrare făcând clic pe avatarul dvs.
   
2. Faceți clic pe categoria Persoane și localizați oaspetele pe lista dvs.
   
3. Sub Acces, faceți clic pe folderul, lista sau sarcina dorită.
4. Va apărea un mic pop-up. Faceți clic pe setarea actuală a permisiunii din colțul din dreapta jos.
5. Selectați o nouă setare din lista verticală.
   

Există o altă modalitate de a determina ce caracteristici vor apărea în vizualizarea pentru oaspeți. Dacă doriți să acordați cuiva mai mult acces, dar nu doriți ca acesta să vadăTot, puteți folosi privilegiile dvs. de administrator pentru a-l ascunde. De exemplu, funcții precum Urmărirea timpului, Estimările timpului, Câmpurile personalizate și Etichetele pot fi toate ascunse utilizatorilor invitați, dacă doriți. Iată ce trebuie să faci:

1. Deschideți pagina Persoane din meniul Administrator și localizați oaspetele.
2. Sub Permisiuni din partea extremă dreaptă a ecranului, veți vedea caracteristicile. Faceți clic pe simbolul corespunzător pentru a ascunde sau afișa o anumită caracteristică.
   

Pe Android (și iPhone)

După cum am menționat, versiunile mobile sunt limitate atunci când vine vorba de gestionarea oaspeților și a membrilor. Cu toate acestea, există și alte acțiuni pe care le puteți face care fac ca aplicația să merite:

• Creați sarcini noi
• Actualizați și editați sarcini
• Colaborați cu colegii și membrii personalului
• Vizualizați lista dvs. de activități
• Rămâneți la curent prin notificări push

Întrebări frecvente suplimentare

Pot oaspeții să editeze spații, foldere sau liste de activități?

Da, dacă le acordați permisiunea. Oaspeții pot face doar ceea ce le permiteți să facă, ceea ce poate asigura una dintre următoarele:

poți bloca anumite emisiuni pe netflix

• Vizualizare – pot privi datele partajate.

• Comentariu – pot adăuga feedback sau intrări, dar nu pot edita.

• Creați și editați – aceștia pot crea dosare noi, pot introduce date noi sau pot modifica caracteristicile existente.

Cu toate acestea, pentru a accesa întreaga gamă de permisiuni, trebuie să fiți înscris pentru un plan plătit. De asemenea, oaspeții pot fi invitați doar la funcții individuale ale spațiului de lucru, cum ar fi liste, foldere sau sarcini. Nu îi puteți adăuga în întregul spațiu de lucru decât dacă sunt actualizați la statutul de membru.

Ce se întâmplă când rămân fără locuri pentru oaspeți?

Fiecare plan plătit are un număr de locuri disponibile pentru oaspeți:

• Plan nelimitat: cinci locuri pentru oaspeți per membru și încă două cu fiecare membru suplimentar al Workspace.

• Plan de afaceri: 10 locuri pentru oaspeți per membru și veți primi încă cinci pentru fiecare membru Space adăugat.

• Plan Enterprise: Același număr de invitați ca și Planul de afaceri, cu câteva opțiuni suplimentare de administrator. De exemplu, puteți determina cine are autoritatea de a invita oaspeți sau de a interzice cu totul această funcție.

cum să utilizați laptopul ca router

Mai simplu spus, de fiecare dată când adăugați un nou membru în spațiul dvs. de lucru, ClickUp vă oferă un alt loc pentru oaspeți. Rețineți că schema se referă numai la utilizatorii cu permisiuni. Platforma vă permite să adăugați un număr nelimitat de oaspeți numai pentru vizualizare, indiferent de plan.

Fii oaspetele nostru

Administratorii spațiului de lucru pot adăuga invitați la liste, sarcini și dosare individuale cu doar câțiva pași simpli. Deoarece ClickUp este un instrument de colaborare destul de simplu, nu trebuie să fii bine versat pentru a-ți găsi calea. De asemenea, cu planul de abonament corespunzător, puteți decide nivelul de acces pentru fiecare utilizator.

Dacă lucrul offline vă menține mai concentrat, puteți descărca versiunea desktop atât pentru macOS, cât și pentru Windows 10. Aplicațiile vă permit să vă gestionați lista de invitați cu ușurință, deoarece interfața este aproape identică cu versiunea cloud. ClickUp mobil, totuși, este puțin mai restrictiv, dar poate fi totuși util.

Folosești ClickUp pentru managementul proiectelor? Care sunt experiențele dumneavoastră cu instrumentul? Comentează mai jos și spune-ne dacă există, de fapt, o modalitate de a adăuga oaspeți cu telefonul tău mobil.