Cum să faceți backup și să exportați toate e-mailurile Outlook

Majoritatea companiilor moderne se bazează pe e-mailuri pentru comunicare. Pierderea accesului la e-mailuri sau, mai rău, întregi conturi de e-mail ar putea fi devastatoare. Copierea de rezervă a e-mailurilor Outlook este una dintre cele mai bune modalități de a obține o liniște sufletească știind că e-mailurile sunt stocate în mai multe locații de pe dispozitiv și nu se pot pierde cu ușurință.

În acest articol, vom explica cum să faceți backup pentru e-mailurile Outlook în câteva moduri diferite.

cum să vectorizezi o imagine în gimp

Cum să faceți backup și să exportați toate e-mailurile Outlook

Una dintre cele mai rapide modalități de backup a tuturor e-mailurilor Outlook este utilizarea formatului său de fișier .pst integrat. Microsoft Outlook și Microsoft Exchange folosesc exclusiv fișiere PST pentru a stoca e-mailuri, informații de contact și adrese și evenimente din calendar. Un fișier PST static poate fi utilizat ca o copie de rezervă pentru e-mailurile și informațiile de contact curente din Outlook, iar Outlook îl va putea accesa chiar și offline.

Iată cum să vă copiați e-mailurile într-un fișier .pst:

1. Deschideți Outlook, apoi apăsați pe Fișier.
   
2. În meniu, selectați Deschidere și export.
   
3. Faceți clic pe butonul Import / Export.
   
4. Sistemul va reveni la ecranul principal Outlook și va afișa Expertul de import / export pentru a vă ghida în procesul de export.
   
5. În Expert, selectați din listă opțiunea Export către un fișier, apoi faceți clic pe Următorul.
   
6. Alegeți fișierul de date Outlook (.pst) când vi se solicită să selectați un tip de fișier, apoi faceți clic pe Următorul.
   
7. Apoi vi se va solicita să selectați folderele de exportat. Puteți selecta contul de e-mail pentru a exporta toate folderele asociate acestuia, inclusiv datele de contact și calendarul. Faceți clic pe Următorul când sunteți mulțumit de selecția dvs.
   
8. Selectați calea adresei în care este salvat fișierul de rezervă. Amintiți-vă calea, astfel încât să o puteți accesa mai târziu.
   
9. Este o idee bună să schimbați numele fișierului (ultima parte a căii). În mod implicit, este backup.pst.
   
10. Dacă salvați fișierul de rezervă în calea implicită, selectați dacă doriți elemente duplicat.
    
11. (Opțional) Puteți reveni la oricare dintre dialogurile anterioare, poate pentru a schimba selecția folderului, utilizând butonul Înapoi.
    
12. Apăsați Terminare pentru a începe procesul de export.
    
13. Outlook vă va solicita să creați o parolă. Acest lucru poate fi important din motive de securitate, dar nu trebuie să introduceți o parolă.
    
14. Puteți găsi fișierul extras în locația specificată pentru calea fișierului. Acum puteți muta sau copia fișierul în altă parte.
    

Cum se accesează e-mailurile Outlook exportate

După ce ați exportat fișierele, s-ar putea să vă întrebați cum să le accesați mai târziu. Outlook facilitează deschiderea copiilor de rezervă și restaurarea e-mailurilor la punctul de timp salvat. Iată ce trebuie să faceți:

1. Găsiți fișierul de rezervă. Rețineți locația și calea fișierului.
   
2. Deschideți Outlook.
   
3. Apăsați pe Fișier, apoi faceți clic pe Deschidere și export.
   
4. În meniul din dreapta, selectați Deschideți fișierul de date Outlook.
   
5. Aceasta deschide File Explorer. Accesați fișierul de rezervă. Faceți clic pe acesta, apoi selectați Deschidere.
   
6. Sistemul vă va întoarce la ecranul principal Outlook.
   
7. În meniul de navigare din stânga, derulați în jos până când vedeți datele Outlook. Această categorie conține elementele preluate din fișierul de rezervă.
   
8. Categoria păstrează formatarea originală și sistemele de foldere.
   
9. Puteți trage și plasa e-mailurile pentru a le muta în alte fișiere.

Acum aveți acces la e-mailurile dvs. de rezervă.

Cum să salvați rapid un singur e-mail Outlook

Uneori, nu doriți să aveți probleme cu salvarea tuturor e-mailurilor și deschiderea Outlookului din nou atunci când aveți nevoie doar de unul sau câteva e-mailuri specifice. Din fericire, există câteva soluții rapide pentru a salva un singur e-mail din Outlook.

Metoda 1 - Salvați direct într-un folder

1. Deschideți Outlook.
   
2. Deschideți File Explorer și navigați până unde doriți să salvați e-mailul. Este posibil să trebuiască să puneți atât Outlook cât și File Explorer în modul fereastră și să le mutați pentru un acces mai ușor.
   
3. Trageți e-mailul pe care doriți să îl salvați din Outlook în dosar.
   
4. Outlook va stoca automat e-mailul într-un format Outlook Item.
   
5. Faceți dublu clic pe e-mailul salvat pentru a-l deschide în Outlook.
   

Metoda 2 - Salvați ca TXT sau HTML

1. Deschideți e-mailul pe care doriți să îl salvați în Outlook.
   
2. Selectați Fișier, apoi selectați Salvare ca.
   
3. File Explorer va apărea. Selectați calea în care doriți să stocați e-mailul. În partea de jos a File Explorer, faceți clic pe săgeata de lângă Salvare ca tip. Selectați fie Text numai pentru a salva într-un format .txt sau HTML pentru a salva e-mailul ca fișier .html.
   
4. Odată salvat, e-mailul poate fi accesat cu editorul dvs. de text (cum ar fi Notepad) dacă este în .txt sau browserul dvs. dacă este salvat ca .html.
   

Salvarea e-mailului în acest fel nu păstrează niciun atașament, deci asigurați-vă că le descărcați, le redenumiți după cum este necesar și salvați-le alături de e-mail pentru acces ulterior.

Metoda 3 - Utilizați Screen Capture pentru a salva o imagine

De asemenea, puteți utiliza software-ul de captură a ecranului pentru a salva conținutul e-mailului ca imagine. Această metodă poate fi utilă pentru a face referire la conținutul e-mailului în alte forme de comunicare, deoarece imaginile sunt ușor fixate pe e-mailuri și alte mesaje.

Dacă utilizați Windows, versiunile mai noi vin cu un software de captură de ecran preinstalat, denumit Snipping Tool (pe dispozitive mai vechi) și Snip & Sketch. Alternativ, puteți utiliza butonul Print Screen de pe tastatură, apoi lipiți imaginea în Paint.

Pentru dispozitivele Mac, procesul este similar. Utilizați comanda rapidă Ctrl + Comandă + 4 pentru a deschide funcția de captură de ecran integrată, apoi trageți reteta de selecție pentru a acoperi o zonă peste e-mail pentru a o salva.

Pentru Linux, puteți găsi un sortiment de software de captare a ecranului disponibil pentru descărcare, care poate fi folosit pentru a salva e-mailul ca imagine. Alternativ, modelele bazate pe GNOME au un utilitar Screenshot integrat în meniul Aplicații> Accesorii. Unele versiuni ale sistemului de operare Linux vor răspunde la butonul Print Screen de pe tastatură, la fel ca în sistemele Windows.

Cum export toate adresele de e-mail în Outlook?

Dacă doriți să exportați lista de contacte (care conține adresele de e-mail ale contactelor dvs., precum și alte informații), puteți utiliza pași similari cu modul în care ați exporta e-mailurile. Cu toate acestea, informațiile de contact pot fi stocate într-un format de fișier diferit, care este mai ușor de utilizat și poate fi deschis în Excel pentru manipulare și editare rapidă. Iată ce trebuie să faceți:

1. Deschideți Outlook.
   
2. Alegeți Fișier> Deschidere și export> Import / Export.
   
3. În Expertul de import / export, alegeți Salvare ca fișier.
   
4. Alegeți valori separate prin virgulă (.csv) când vi se solicită să selectați un tip de fișier.
   
5. În meniul de selectare a folderelor, selectați folderul Contacte din contul dvs.
   
6. Confirmați calea fișierului sau modificați-o după cum este necesar. Denumiți fișierul după cum doriți.
   
7. Apăsați Terminare pentru a începe procesul de export.
   
8. Dialogul Import / Export se va închide la finalizarea procesului.

Fișierul .csv exportat poate fi deschis în Excel. Se va afișa un tabel mare cu informații de contact. Probabil veți avea o mulțime de celule goale și acest lucru este complet normal. Puteți utiliza Excel pentru a edita datele, deși introducerea de conținut suplimentar ar putea face ca acesta să nu poată fi citit pentru Outlook, dacă ar trebui să importați fișierul mai târziu.

cum să descărcați jocuri mai rapid pe Steam

Puteți utiliza acest fișier pe un alt dispozitiv sau serviciu de e-mail pentru a importa informații de contact.

Cum pot salva mai multe e-mailuri Outlook pe computerul meu?

Dacă doriți să salvați mai multe e-mailuri odată, dar nu aveți nevoie de întreaga bibliotecă de e-mailuri, există o modalitate de a selecta câteva e-mailuri pentru a le salva simultan. Iată ce trebuie să faceți:

1. Deschideți Outlook.
   
2. Selectați e-mailurile pe care doriți să le salvați. Țineți apăsat Ctrl și faceți clic pe e-mailuri pentru a le selecta pe rând, sau țineți apăsat Shift pentru a selecta un lot de e-mailuri între primul și al doilea clic.
   
3. Accesați Fișier> Salvare ca.
   
4. În caseta de dialog, accesați folderul în care doriți să salvați e-mailurile, denumiți fișierul după cum doriți și alegeți doar textul ca format în care să salvați.
   
5. Outlook va salva toate e-mailurile selectate într-un singur fișier .txt. Puteți utiliza editorul de text pentru a le accesa.
   

Dacă doriți să le salvați în fișiere .txt separate, va trebui să salvați fiecare e-mail separat. Pluginuri Outlook suplimentare disponibil online poate extinde această caracteristică pentru a salva e-mailurile în formate separate de fișiere .txt sau alternative.

O nouă privire asupra Outlook

Cu funcția de export integrată Outlook, puteți face backup și restaura e-mailuri în cazul în care pierdeți accesul la contul dvs. de e-mail, fie din cauza unei parole pierdute, fie din cauza pirateriei. Comunicarea online fiind atât de răspândită, luând câteva minute din timpul dvs. pentru a face e-mailuri în mod regulat, puteți economisi durerea de cap de a vă confrunta cu fișierele pierdute.

Cât de des exportați e-mailurile Outlook? Spuneți-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.