Cum să creați mementouri prin e-mail pe baza datelor din Foi de calcul Google

Foi de calcul Google este un mod convenabil de a organiza întâlniri, de a crea sarcini, de a sorta facturi și de alte date. Este lucid, bogat în funcții și partajabil cu alți utilizatori.

Singurul dezavantaj al acestui instrument este că nu aveți o funcție încorporată pentru a trimite mementouri prin e-mail cu privire la foaie către dvs. sau către alți utilizatori. Acest lucru ar face mult mai ușor să vă urmăriți toate sarcinile și datele.

Din fericire, două metode vă permit să trimiteți mementouri prin e-mail. Citiți acest articol pentru a afla mai multe despre ele.

Trimiterea de mementouri pentru evenimente - Combinați foi și calendar

Dacă doriți să vă trimiteți mementouri prin e-mail, cel mai simplu mod de a face acest lucru este prin amestecarea a două instrumente Google diferite - Foi de calcul Google și Google Calendar. Acest lucru nu vă va cere să utilizați niciun script. În schimb, va trebui doar să exportați date dintr-o aplicație în cealaltă.

Metoda constă din trei pași - crearea și exportarea datelor din Foi de calcul, importarea acestora în Calendar și activarea mementourilor prin e-mail.

Pasul 1: Creați și exportați date din Foi de calcul

Dacă doriți să exportați date din Foi de calcul, va trebui să creați o foaie de eveniment și să o salvați ca fișier CSV. Pentru a face fișierul recunoscut în Google Calendar, ar trebui să utilizați un anumit format. Urmați acești pași:

1. Deschideți documentul în Foi de calcul.
   
2. Valorile primului rând ar trebui să urmeze acest schiță: A1: Subiect, B1: Data de începere, C1: Data de încheiere.
   
3. Sub antetul „Subiect”, ar trebui să introduceți titlul mementoului. Data de începere și de încheiere trebuie să fie în format LL / ZZ / AAAA.
   
4. Adăugați câte evenimente doriți, precum și datele de începere și de încheiere ale acestora.
   
5. Faceți clic pe meniul „Fișier”.
   
6. Plasați mouse-ul peste „Descărcați”. Ar trebui să apară un nou meniu.
   
7. Selectați „Valori separate prin virgulă”.
   
8. Versiunea CSV a fișierului dvs. Foi de calcul va fi descărcată pe computer.
   

Notă: Singurele anteturi obligatorii sunt „Subiect” și „Data de începere” pentru ca lista să fie importată cu succes. Dacă doriți să adăugați alte anteturi, puteți vedea lista de opțiuni disponibile (recunoscute de Calendar) și ordinea acestora pe oficial Asistență Google pagină.

Pasul 2: Importați documentul în Calendar

După ce foaia de evenimente CSV este gata de import, este timpul să treceți la Google Calendar.

1. Deschideți Google Calendar.
   
2. Faceți clic pe meniul „Setări” (pictograma roată).
   
3. Selectați „Setări”.
   
4. Selectați „Import & export” din meniul din stânga.
   
5. Alegeți „Selectați fișierul de pe computer” în secțiunea „Import”.
   
6. Navigați la fișierul CSV salvat și faceți clic pe „Deschideți”.
   
7. În cele din urmă, apăsați „Import” pentru a importa fișierul CSV.
   

Dacă vedeți un afișaj care spune că evenimentele au fost adăugate în Calendar - totul a decurs fără probleme. Acum, singurul lucru care rămâne este să configurați notificări prin e-mail pentru evenimentele în cauză.

Pasul 3: Configurarea notificărilor și partajarea

După ce configurați notificările, veți primi mementouri pentru toate evenimentele pe care le-ați exportat din Foi de calcul Google direct în e-mailul dvs. Pentru a vă asigura că totul este configurat corect, urmați aceste instrucțiuni:

1. Plasați mouse-ul peste numele dvs. sub secțiunea „Calendarele mele” din stânga ecranului Calendar.
   
2. Apăsați pictograma „mai multe” (trei puncte verticale) care apare lângă numele dvs.
   
3. Faceți clic pe „Setări și partajare”.
   
4. Verificați dacă contul dvs. este listat în „Distribuiți anumitor persoane.” Dacă nu, selectați „Adăugați persoane” și adăugați adresa de e-mail.
   
5. Faceți clic pe meniul derulant „Notificare” din secțiunea „Notificări eveniment”.
   
6. Alegeți „E-mail”.
   
7. Configurați ora și perioada dintre memento și eveniment.
   

Acum, Calendarul dvs. vă va trimite memento-uri despre toate evenimentele pe care le-ați enumerat în Foi de calcul Google. Rețineți că puteți adăuga orice sub coloana „Subiect”. Puteți enumera sarcini specifice, zile de naștere sau alte aranjamente, nu doar evenimente.

În plus, utilizați opțiunea „Partajați cu anumite persoane” menționată mai sus pentru a include alte e-mailuri pe listă. Acești utilizatori vor primi aceleași mementouri prin e-mail pentru acele aranjamente speciale.

Utilizați Add-On Add Reminders

Cealaltă modalitate de a trimite memento-uri prin e-mail prin Foi de calcul Google este de a utiliza un supliment specific. Această metodă este oarecum mai ușoară și necesită doar să configurați extensia, care va face automat orice altceva.

Pentru a configura programul de completare, faceți următoarele:

1. Faceți clic pe fila „Suplimente” din partea de sus a ecranului.
2. Selectați „Obțineți programe de completare”.
3. Tastați „Adăugați mementouri” în bara de căutare.
   
4. Faceți clic pe pictograma „Adăugați memento-uri” și selectați „Instalare”. Permiteți permisiunile dacă vi se solicită și așteptați instalarea aplicației.
5. Mergeți din nou la fila „Suplimente” și treceți cursorul peste meniul „Adăugați memento-uri”.
6. Selectați „Configurați / editați mementouri”.
   

Extensia va furniza coloane pentru Task, Destinatar, CC (opțional) și Termen limită. Sub „Activitate” puteți introduce o scurtă instrucțiune, e-mailul se află sub „Destinatar”, în timp ce data se află sub „Termen”.

Dacă doriți să trimiteți mementouri suplimentare pentru ziua limită, reglați-l manual în meniul din dreapta.

Mai mult, dacă trebuie să adăugați mai mult conținut la memento, puteți să faceți clic pe opțiunea „Personalizați e-mailurile trimise” și să tastați acel bit suplimentar de informații.

Extensia va trimite automat e-mailurile când va sosi momentul și puteți modifica descrierea sarcinilor, destinatarii și datele din mers.

Aveți grijă cu memento-urile suplimentare

Utilizarea programului de completare „Adăugați memento” este o modalitate mai convenabilă și mai ușoară decât metoda „export / import”, dar în același timp necesită mai multă atenție.

sincronizați zdrobirea bomboanelor pe toate dispozitivele fără Facebook

Deoarece mementourile sunt trimise automat, există șansa să trimiteți sarcina greșită destinatarului greșit înainte de a avea șansa să o remediați. Acest lucru este de evitat și, de obicei, inofensiv, dar ar trebui să fiți în continuare atenți la cine primește ce.

Ce metodă considerați mai bună? De ce? Distribuiți opiniile dvs. în secțiunea de comentarii de mai jos.