Gestionarea documentelor este unul dintre cele mai importante lucruri din SharePoint. În afaceri, documentele sunt adesea lucruri în evoluție. Pot începe pe OneDrive for Business și pot ajunge pe site-ul echipei organizației. Documentele schimbă adesea locațiile, astfel încât cunoașterea intrărilor și ieșirilor în mișcare a documentelor în SharePoint este esențială.
cum să schimbi numele în câmpurile de luptă ale playerunknown
Mai multe moduri de a o face
Toți cei care au lucrat în SharePoint știu că există multe modalități de a realiza o anumită sarcină. Mutarea documentelor nu face excepție. Fie că ajungeți să utilizați File Explorer sau Instrumentul de migrare depinde de o serie de factori, cum ar fi numărul de documente mutate, importanța păstrării istoricului versiunilor, metadate și multe altele.
1. File Explorer
Pentru a muta un document folosind File Explorer, deschideți atât bibliotecile de documente țintă, cât și cele sursă (nu contează dacă este același site). Selectați Explorator de fișiere în meniul derulant. Aceasta deschide o vizualizare explorator pentru fiecare bibliotecă. Utilizați glisați și fixați pentru a muta elementele între cele două vizualizări ale exploratorului.
Puteți muta atât dosare, cât și fișiere și puteți păstra tipurile de conținut dacă atât locația sursă, cât și locația țintă au tipuri de conținut definite. Această metodă păstrează, de asemenea, metadatele personalizate dacă atât locația sursă, cât și locația țintă sunt definite utilizând aceleași metadate.
Cu toate acestea, procesul este manual și este mai mult o copie decât o mutare, ceea ce înseamnă că trebuie să ștergeți elementele sursă după mutare. Nu păstrează istoricul versiunilor sau cel creat, creat de, modificat și modificat de proprietăți.
2. Mutați în / Copiați în
Deși util și simplu, Treceți la și Copiaza in comenzile sunt disponibile numai pe SharePoint Online. Această opțiune vă permite să mutați documente din OneDrive for Business sau SharePoint într-o destinație din SharePoint sau OneDrive. Selectați fișierul și faceți clic pe oricare dintre cele două comenzi. Treceți la opțiunea vă va muta documentul cu metadate și protecția istoricului versiunilor într-un folder diferit din aceeași bibliotecă, într-o altă bibliotecă sau pe un alt site.
Această metodă este perfectă pentru utilizatorii finali, deoarece este simplă și simplă. Vă permite să copiați și să mutați atât fișiere, cât și foldere. Cel mai bun lucru este că păstrează tipurile de conținut, istoricul versiunilor de metadate personalizate,șicreat, creat de, modificat și modificat de proprietăți. Copie pentru a comanda, însă, păstrează doar cea mai recentă versiune - principalul dezavantaj este evident faptul că această metodă este exclusivă SharePoint Online.
3. Gestionați conținutul și structura
Dacă activați funcția de infrastructură de publicare SharePoint Server, veți putea vedea un link Gestionați conținutul și structura atunci când navigați la Administrarea site-ului . Folosind această caracteristică, puteți muta / copia documente. Acesta este unul dintre cele mai bune hack-uri care vă vor ajuta să mutați simultan mai multe documente, păstrând în același timp istoricul versiunilor, creat, creat de, modificat și modificat de proprietăți. Tipul de conținut și metadatele sunt, de asemenea, păstrate folosind această metodă.
Cu toate acestea, va trebui să activați funcția de publicare. Chiar și atunci, nu veți putea muta mai multe foldere. Poate că cel mai mare dezavantaj al acestei metode este că trebuie să fiți proprietarul site-ului pentru ao utiliza. Oh, și funcționează numai într-un singur site.
4. Organizator de conținut
Pur și simplu activați caracteristica Content Organizer și apoi selectați regulile de rutare pe care doriți să le utilizați și puneți documentul pe care doriți să îl mutați în biblioteca drop-off. Această metodă vă permite, de asemenea, să mutați documente pe orice alt site. Este nevoie de ceva timp pentru a configura, dar trebuie să o faceți o singură dată. De asemenea, păstrează tipurile de conținut și metadatele personalizate.
Deși nu păstrează istoricul versiunilor și necesită un administrator, are o caracteristică utilă care vă permite să direcționați documentul într-un folder.
5. Instrumentul de migrare SharePoint
Microsoft știe că mutarea documentelor în SharePoint poate fi un pic dificilă. Acesta este motivul pentru care compania a venit cu gratuitatea Instrumentul de migrare SharePoint . Acest instrument gestionează orice, de la migrații mici la mari, care pot include fișiere, foldere și chiar liste de pe site-ul dvs. SharePoint. Elementele sunt mutate în OneDrive sau SharePoint.
Cel mai evident avantaj al acestei metode este capacitatea instrumentului de a gestiona migrații mari. De asemenea, este foarte personalizabil și păstrează istoricul versiunilor. Cu toate acestea, nu este compatibil cu versiunile SharePoint înainte de 2013. În schimb, unele produse de migrare terță parte sunt mult mai personalizabile.
6. Produse de la terți
Majoritatea produselor de migrație a documentelor de la terțe părți nu sunt gratuite, dar tind să funcționeze fantastic, în special pentru migrațiile pe scară largă. Ele tind să fie scalabile și foarte personalizabile. Majoritatea acestor produse sunt capabile să rețină totul, inclusiv tipurile de conținut, metadatele, toate proprietățile și istoricul versiunilor.
Pe de altă parte, această metodă costă bani. Când luați în considerare faptul că plătiți pentru un instrument care vă va ajuta să mutați documente, veți începe să vă întrebați de ce SharePoint nu vine deja cu o opțiune ușor de utilizat. Un alt dezavantaj aici este că produsele de la terțe părți necesită un administrator pentru a le configura și executa.
7. Soluție personalizată
În cele din urmă, puteți codifica propria soluție personalizată printr-o varietate de tehnici, cum ar fi API REST. Utilizatorul final nu trebuie să direcționeze nimic, puteți personaliza cât doriți și vă puteți asigura că totul este păstrat în documente. Pe de altă parte, trebuie să puteți codifica și să petreceți ceva timp scriind și întreținând codul, ceea ce poate fi deosebit de dificil în timpul actualizărilor produsului.
Alegeți-vă metoda
Există și mai multe metode pentru mutarea documentelor în SharePoint, dar acestea ar trebui să acopere majoritatea nevoilor dvs. Luați în considerare mai întâi ceea ce aveți nevoie și, în curând, veți ști exact ce metodă să folosiți pentru fiecare.
Care dintre aceste metode preferați? Ai folosit mai mult de unul? Discuta.
