Cum să setați un mesaj în Skype

Diferitele stări colorate din Skype for Business vă informează contactele când sunteți departe de birou și nivelul dvs. de disponibilitate. Dacă trebuie să știți cum să faceți acest lucru, vă vom arăta în acest articol.

În primul rând, vă vom ajuta să stabiliți un birou cu răspunsuri automate în Windows 10; apoi cum să includeți mai multe informații prin setarea disponibilității dvs. în Skype. În plus, întrucât versiunea pentru Mac a Skype for Business nu primește în prezent informații despre calendarul Outlook, vă vom arăta pașii pentru o soluție.

Opțiunea 1: Sincronizați MS Outlook cu Skype pentru afaceri (Purple Dot W / Auto-Replies)

Configurați un birou în afara biroului cu răspuns automat în Windows

Înainte de a vă configura biroul cu răspunsuri automate, trebuie să verificați ce tip de cont Outlook aveți, deoarece acest lucru va depinde de pașii pe care trebuie să îi urmați:

1. În Outlook, faceți clic pe Fișier> Setări cont.
   
2. Selectați Setări cont, apoi verificați coloana Tip:
   
   • Dacă utilizați un e-mail de serviciu, atunci contul dvs. va fi Microsoft Exchange.
     
   • Dacă este un e-mail personal precum Gmail, contul dvs. va fi IMAP sau POP3.

Pentru a configura un răspuns automat în afara biroului pentru un cont Microsoft Exchange:

1. Lansați Outlook, apoi selectați Fișier> Răspunsuri automate.
   
2. Din caseta Răspunsuri automate, faceți clic pe Trimiteți răspunsuri automate.
   
   • Puteți seta un interval de date pentru răspunsurile automate care se vor opri la ora de încheiere; în caz contrar, va trebui să îl opriți manual.
     
   • Utilizați opțiunea Reguli și alerte pentru a vă configura în afara biroului dacă opțiunea Răspunsuri automate nu este acolo.
3. Introduceți răspunsul pe care doriți să-l trimiteți în timp ce sunteți plecat în fila Inside My Organization.
   
   • Opțiunea oricărei persoane din afara organizației mele vă va trimite răspunsul automat la fiecare e-mail.
     
4. Faceți clic pe OK pentru a salva.
   

Pentru a crea un mesaj în afara biroului pentru contul dvs. IMAP sau POP3:

1. Lansați Outlook, apoi selectați Fișier pentru a afișa opțiunile de informații despre cont.
   
2. Selectați Mesaj nou.
   
3. Completați subiectul și răspunsul pentru șablonul dvs.
   
4. Faceți clic pe Fișier, apoi Salvați ca.
   
5. Introduceți numele șablonului dvs. în meniul vertical Salvare ca tip; apoi faceți clic pe Șablon Outlook (* .oft).
   
6. Alegeți locația, apoi Salvați.
   

Pentru a crea regula în afara biroului:

1. Faceți clic pe Fișier> Gestionați reguli și alerte.
   
2. În fila Reguli de e-mail din caseta Reguli și alerte, selectați Regula nouă.
   
3. Selectați Aplicați regula la mesajul pe care îl primesc sub Start de la o regulă goală, apoi Următorul.
   
4. Lăsați opțiunile Pașilor 1 și 2 neschimbate pentru a răspunde la toate mesajele, apoi la Următorul.
   
5. Faceți clic pe Da pentru a confirma regula pentru toate mesajele.
   
6. Sub Pasul 1: Selectați acțiunile; apoi faceți clic pe Răspuns folosind un șablon specific.
   
7. Mai jos Pasul 2: Editați descrierea regulii, selectați textul evidențiat pentru un anumit șablon.
   
8. Selectați șabloane de utilizator în sistemul de fișiere din opțiunea Selectați un șablon de răspuns în Căutare în.
   
9. Faceți clic pe șablonul dvs., apoi Deschideți> Următorul.
   
10. Adăugați orice excepții necesare, apoi Următorul.
    
11. Acum numiți regula dvs., de exemplu, În afara biroului.
12. Dacă doriți să începeți răspunsurile automate acum, lăsați bifată opțiunea Porniți această regulă apoi Finalizați, altfel debifați opțiunea până când sunteți gata.
    

Notă : În timp ce sunteți plecat, va trebui să lăsați Outlook să ruleze pentru a trimite răspunsurile automate.

Pentru a activa regula:

cum pot schimba conturile Google

1. Faceți clic pe Fișier> Gestionați reguli și alerte.
   
2. Din Regulile de poștă electronică din Reguli și Alerte localizați regula dvs., apoi în stânga acesteia bifați caseta și Ok.
   

În cele din urmă, setați-vă prezența la Active în Skype:

Ori de câte ori unul dintre contactele dvs. Skype vă privește, va vedea un mic punct violet lângă numele dvs. Acest lucru confirmă faptul că sunteți în afara biroului, dar încă disponibil și gata să vorbiți.

1. Conectați-vă la Skype și selectați fotografia de profil din Chaturi.
   
2. Faceți clic pe starea dvs. curentă, apoi selectați Activ.
   

Configurați o stare Skype activă în afara biroului și activă pe Mac

Notă : Skype for Business în Mac nu oferă în prezent detalii de prezență bazate pe un calendar Outlook. Ca soluție, vă puteți seta starea la Activ cu un mesaj de stare în afara biroului:

1. Conectați-vă la Skype și faceți clic pe fotografia dvs.
2. Selectați Disponibil din săgeata verticală de sub numele dvs.

Apoi pentru a adăuga mesajul de stare:

1. Faceți clic pe fotografia dvs., apoi selectați Faceți clic pentru a adăuga un mesaj de stare.
2. Tastați un mesaj, de exemplu, sunt în prezent offline ... -… .. Vă rog să-mi spuneți.
   • Pentru a elimina mesajul, faceți clic pe acesta, apoi apăsați Ștergere.

Când colegii dvs. vă vor căuta în contactele Skype, vor vedea că sunteți în afara biroului și disponibil.

Opțiunea 2: Sincronizați calendarul MS Outlook cu Skype (Săgeată rotundă purpurie)

Configurați un birou în afara biroului cu / fără răspuns automat în Windows

Înainte de a vă configura biroul, trebuie să verificați ce tip de cont Outlook aveți, deoarece acest lucru va depinde de pașii pe care trebuie să îi urmați:

1. În Outlook, faceți clic pe Fișier> Setări cont.
   
2. Selectați Setări cont, apoi verificați coloana Tip:
   
   • Dacă utilizați un e-mail de serviciu, atunci contul dvs. va fi Microsoft Exchange.
     
   • Dacă este un e-mail personal precum Gmail, contul dvs. va fi IMAP sau POP3.

Pentru a configura un răspuns automat în afara biroului pentru un cont Microsoft Exchange:

1. Lansați Outlook, apoi selectați Fișier> Răspunsuri automate.
   
2. Din caseta Răspunsuri automate, faceți clic pe Trimiteți răspunsuri automate.
   
   • Puteți seta un interval de date pentru răspunsurile automate care se vor opri la ora de încheiere; în caz contrar, va trebui să îl opriți manual.
     
   • Utilizați opțiunea Reguli și alerte pentru a vă configura în afara biroului dacă opțiunea Răspunsuri automate nu este acolo.
3. Introduceți răspunsul pe care doriți să îl trimiteți în timpul deplasării dvs. în fila Inside My Organization. De asemenea, puteți lăsa răspunsul necompletat.
   
4. Opțiunea oricărei persoane din afara organizației mele vă va trimite răspunsul automat la fiecare e-mail. Dacă doriți să lăsați răspunsul necompletat, Outlook vă recomandă să selectați numai Contactele mele.
   
5. Faceți clic pe OK pentru a salva.
   

Pentru a crea un mesaj în afara biroului pentru contul dvs. IMAP sau POP3:

1. Lansați Outlook, apoi selectați Fișier pentru a afișa opțiunile de informații despre cont.
   
2. Selectați Mesaj nou.
   
3. Completați subiectul și răspunsul pentru șablonul dvs.
   
4. Faceți clic pe Fișier, apoi Salvați ca.
   
5. Introduceți numele șablonului dvs. în meniul vertical Salvare ca tip; apoi faceți clic pe Șablon Outlook (* .oft).
   
6. Alegeți locația, apoi Salvați.
   

Pentru a crea instrucțiunile din afara biroului:

1. Faceți clic pe Fișier> Gestionați reguli și alerte.
   
2. În opțiunea Reguli de e-mail din caseta Reguli și alerte, selectați Regula nouă.
   
3. Selectați Aplicați regula la mesajul pe care îl primesc sub Start de la o regulă goală, apoi Următorul.
   
4. Lăsați opțiunile Pașilor 1 și 2 neschimbate pentru a răspunde la toate mesajele, apoi la Următorul.
   
5. Faceți clic pe Da pentru a confirma regula pentru toate mesajele.
   
6. Sub Pasul 1: Selectați acțiunile; apoi faceți clic pe Răspuns folosind un șablon specific.
   
7. Mai jos Pasul 2: Editați descrierea regulii, selectați textul evidențiat pentru un anumit șablon.
   
8. Selectați șabloane de utilizator în sistemul de fișiere din opțiunea Selectați un șablon de răspuns în Căutare în.
   
9. Faceți clic pe șablonul dvs., apoi Deschideți> Următorul.
   
10. Adăugați orice excepții necesare, apoi Următorul.
    
11. Acum numiți regula dvs., de exemplu, În afara biroului.
12. Dacă doriți ca răspunsurile dvs. automate să înceapă acum, lăsați bifată opțiunea Activați această regulă, apoi Finalizați sau debifați opțiunea când sunteți gata.
    

Notă : În timp ce sunteți plecat, va trebui să lăsați Outlook activ pentru a trimite răspunsurile automate.

Pentru a activa regula:

1. Faceți clic pe Fișier> Gestionați reguli și alerte.
   
2. Din Regulile de e-mail din Reguli și Alerte localizați regula, apoi bifați caseta din stânga acesteia, apoi Ok.
   

În cele din urmă, setați-vă prezența la Off Work în Skype:

Ori de câte ori unul dintre contactele dvs. Skype vă privește, vor vedea o săgeată mică, mov, orientată spre stânga și punct lângă numele dvs. Acest lucru confirmă faptul că sunteți în afara biroului și în afara serviciului; astfel, inactiv.

1. Conectați-vă la Skype și selectați fotografia de profil din Chaturi.
   
2. Faceți clic pe starea dvs. curentă, apoi selectați Off Work.
   

Configurați o stare Skype Out-of-Office și Off Work în Mac

Notă : Skype for Business în Mac nu oferă în prezent detalii de prezență bazate pe un calendar Outlook. Ca soluție, puteți seta starea la Off Work cu un mesaj de stare în afara biroului:

1. Conectați-vă la Skype și faceți clic pe fotografia dvs.
2. Selectați Off Work din săgeata verticală de sub numele dvs.

Apoi pentru a adăuga mesajul de stare:

1. Faceți clic pe fotografia dvs., apoi selectați Faceți clic pentru a adăuga un mesaj de stare.
2. Tastați un mesaj, de exemplu, sunt în prezent offline ... și se va întoarce ...
   • Pentru a elimina mesajul, faceți clic pe acesta, apoi apăsați Ștergere.

Când colegii dvs. vă vor căuta în contactele Skype, vor vedea că sunteți în afara biroului și nu sunteți disponibil.

Întrebări frecvente Skype Out-of-Office

De ce se afișează în continuare starea mea Skype în afara biroului?

Când este bifată opțiunea Afișați informațiile mele în afara biroului în Contacte în Instrumente,> Opțiuni,> Personal, starea dvs. în afara biroului va apărea în continuare chiar și atunci când este dezactivată în Outlook.

Dacă nu este cazul, încercați să contactați Microsoft echipa de suport tehnic pentru ajutor.

Pot dezactiva starea în afara biroului folosind Skype în loc de Outlook?

Skype folosește informațiile din calendarul Outlook pentru a vă actualiza starea; prin urmare, va trebui să vă opriți în afara biroului prin Outlook.

Afișarea stării dvs. în afara biroului în Skype

Instrumentul de mesagerie instantanee Skype for Business folosește informațiile din calendarul dvs. Outlook pentru a vă informa contactele Skype despre starea dvs. Acest lucru este la îndemână pentru ca contactele dvs. să vadă dintr-o privire dacă sunteți în afara biroului și disponibil sau în afara biroului și nu este disponibil.

Acum, că v-am arătat pașii pentru aceasta, ați reușit să îl configurați - a funcționat așa cum era de așteptat? Vă rugăm să ne anunțați în secțiunea de comentarii de mai jos.