Când vine vorba de evidențierea documentelor de zi cu zi, rareori este nevoie să vă aventurați dincolo de fila Acasă Word. Dar ascuns în interfață, există o mulțime de instrumente suplimentare care așteaptă să fie descoperite. Aceste funcții nu sunt într-adevăr secrete, dar mulți utilizatori nu le găsesc niciodată - și vă pot economisi timp și efort considerabil.
Mai jos vă prezentăm cele mai importante 20 de caracteristici ușor trecute cu vederea în Word. Mulți dintre ei au fost în Word de un deceniu sau mai mult și pot fi găsiți în meniurile Word XP și Word 2003, dar ne vom concentra pe interfața panglică de la Word 2007 și mai sus, care a fost, la urma urmei, inventată pentru a ajuta utilizatorii găsesc caracteristicile mai ezoterice ale software-ului.
1. Selectați Formatare similară
Într-o lume ideală, fiecărui element din documentul dvs. i s-ar atribui un stil. Dar dacă v-ați bazat pe formatarea locală, este ușor să efectuați modificări globale. Secțiunea Editare, din extrema dreaptă a filei Acasă, include opțiunea utilă pentru a selecta tot textul cu formatare similară. Acest lucru vă permite să evidențiați cu ușurință toate titlurile ad-hoc, subtitrările și așa mai departe dintr-o dată și să le modificați aspectul într-o singură lovitură - sau să aplicați un stil pentru o gestionare mai ușoară în viitor.
2. Panou Clipboard
Panoul din clipboard oferă o modalitate convenabilă de a păstra mai multe elemente în clipboard simultan. Faceți clic pe pictograma pop-out minusculă din secțiunea Clipboard din fila Acasă pentru ao deschide. Se amintesc până la 24 de operații recente de tăiere și copiere și puteți face clic pe oricare dintre ele pentru a o lipi în punctul de inserare. Meniul derulant Opțiuni din partea de jos vă permite să controlați când apare panoul Clipboard; o opțiune este să o faceți să apară când apăsați de două ori Ctrl + C.
3. Traduceți
Word’s Review | Funcția Traducere trimite textul documentului dvs. pe pagina web Microsoft Translator și afișează o traducere într-o fereastră a browserului. În Word 2010 și 2013, puteți activa și Revizuirea | Traduceți | Mini Translator, care prezintă un sfat de instrumente fantomatic atunci când treceți cu mouse-ul peste un fragment selectat de text; mutați indicatorul pe el pentru a vedea o traducere pop-up în limba selectată. Există zeci de limbi dintre care puteți alege: răsfoiți-le selectând Alegeți limba de traducere din meniul derulant Traducere.
4. Kerning
Software-ul profesional de editare desktop acceptă kerning-ul - reglarea selectivă a spațiului dintre caractere pentru a face textul mai plăcut din punct de vedere estetic. Word nu face acest lucru în mod implicit, dar poate fi activat făcând clic pe pictograma pop-out din secțiunea Font din fila Acasă și bifând caseta etichetată Kerning pentru fonturi; introduceți o dimensiune minimă a punctului în caseta din dreapta. Cu toate acestea, dacă utilizați kerning-ul pe fonturi mici, literele pot apărea împreună, ceea ce reduce lizibilitatea.
Pentru un acces mai ușor, utilizați comanda rapidă de la tastatură CTRL + D sau CMD + D pe un Mac. Această comandă rapidă vă va duce direct la ecranul Fonturi, indiferent de versiunea pe care o utilizați. Cei care rulează Word 2007 sau o versiune anterioară vor trebui să verifice opțiunea Spațiere caractere. Dacă rulați o versiune ulterioară, selectați fila „Avansat” din partea de sus a ferestrei pop-up, așa cum se arată mai sus.
5. Introduceți diagrama
Dacă doriți să includeți o diagramă Excel în documentul dvs., nu trebuie să părăsiți Word. Selectarea Insert | Diagrama din Word va deschide o vizualizare Excel miniaturală, în care vă puteți edita sau importa datele. Închideți fereastra Excel după ce ați terminat - va fi prezentată sub formă de diagramă în Word. În partea de sus a ferestrei Word, filele Instrumente pentru diagrame vă oferă control deplin asupra designului și aspectului diagramei dvs., astfel încât nu este nevoie să lansați manual Excel.
6. SmartArt
SmartArt vă ajută să ilustrați procesele și relațiile prin intermediul a aproape 200 de planuri pre-proiectate pentru organizații piramidale, cicluri, ierarhii, matrice și multe altele. Pentru a-l utiliza în Word, pur și simplu faceți clic pe Inserare | SmartArt și selectați un șablon. Apoi introduceți etichetele în panoul plutitor care apare și trageți mânerele pentru a redimensiona SmartArt. Dacă doriți ca acesta să plutească peste documentul dvs., puteți realiza acest lucru cu ușurință prin crearea unei casete de text (prin Inserare | Casetă de text) și plasarea SmartArt în interiorul său.
7. Introduceți captura de ecran
Dacă scrieți un tutorial - sau doriți pur și simplu o modalitate ușoară de a include în document o imagine dintr-un alt program - puteți apuca o zonă a desktopului Windows selectând Insert | Captură de ecran; meniul derulant vă permite să importați direct orice fereastră deschisă ca imagine. Alternativ, puteți selecta opțiunea Decupare ecran pentru a trage un dreptunghi cu mouse-ul și a captura o zonă personalizată a ecranului.
8. Introduceți piese rapide
Întreprinderile trebuie adesea să creeze scrisori și documente care conțin elemente standard sau paragrafe, cum ar fi o adresă. Funcția AutoText a Word vă poate ajuta. Selectați un pasaj de text, apoi selectați Inserare | Piese rapide | Text automat | Salvați selecția în Galeria de text automat. Acum puteți reintroduce textul respectiv în orice document selectându-l din Insert | Piese rapide | Meniul AutoText. De asemenea, puteți configura piese rapide pentru elemente precum numele companiei și adresa de e-mail, iar în Building Blocks Organizer puteți configura și șabloane și obiecte de acces rapid.
Rețineți că această opțiune nu este disponibilă pentru utilizatorii de Mac în momentul scrierii.
9. Cratimarea
Permiterea cuvântului ciudat să se extindă pe două linii poate îmbunătăți aspectul documentului. Vă poate împiedica marginea dreaptă să devină prea zdrențuită sau, într-un text pe deplin justificat, poate împiedica apariția unor insule mari de spațiu alb între fiecare cuvânt. Word poate diviza automat cuvinte după cum este necesar, dar funcția este dezactivată în mod implicit: pentru a o activa, accesați fila Aspect pagină și selectați Divizare | Automat.
10. Numere de linie
Dacă vă referiți la cod, documente legale sau chiar poezie, vă recomandăm să vă numerotați rândurile pentru o referință ușoară. Instrumentul cu listă numerotată de la Word aplică setări de indentare care ar putea să nu fie ceea ce doriți: selectați Aspect pagină | Numerele de linie în schimb și Word vor aplica numerotarea ordonată în marginea documentului. În mod implicit, numerotarea liniilor se aplică întregului document, dar îl puteți face să sări peste textul selectat alegând Numere de linie | Suprimați pentru paragraful actual.
11. Semnături digitale
Nu este întotdeauna evident dacă un document digital este un original autentic. Pentru a semna un document cu o cheie de criptare personală, accesați fila Fișier (sau orb în Word 2007), selectați Protejați documentul și alegeți Adăugați o semnătură digitală; vi se va solicita să salvați documentul înainte de adăugarea semnăturii dvs. Semnătura va fi invalidată automat dacă documentul este modificat, astfel încât prezența sa este o garanție de autenticitate. Dacă doriți să invitați pe altcineva să semneze un document, accesați fila Insert și, în secțiunea Text, selectați Linie de semnătură.
12. Filigran
Când difuzați o schiță a unui document sau împărtășiți ceva privat cu un coleg de lucru, este util să puteți filigrana pagina, astfel încât să puteți vedea dintr-o privire ce tip de document este. Meniul derulant Filigran, sub fila Aspect pagină, vă permite să adăugați un filigran gri mare, care să spună PROIECT, CONFIDENȚIAL sau URGENT în două clicuri. Selectați Watermark personalizat pentru a plasa propriul text sau o imagine.
Utilizatorii de Mac vor trebui să utilizeze fila „Insert” din partea de sus a ecranului computerului pentru a accesa opțiunea Watermark.
13. Citații
Pentru lucrările academice, Word vă poate ajuta, de asemenea, să vă gestionați citările. În fila Referințe, veți găsi un buton pentru Gestionarea surselor; aici, puteți introduce detaliile fiecărei lucrări la care faceți referire, apoi puteți insera referințe la acestea făcând clic pe meniul derulant Inserare citare. Puteți alege un format de citare din 14 stiluri recunoscute, inclusiv standardele APA și MLA, iar la final, puteți genera o bibliografie cu un singur clic.
14. Macrocomenzi
Interfața de scriptare Office este sofisticată, pentru a spune cel puțin, dar dacă doriți să automatizați o sarcină simplă și repetitivă, nu este nevoie să introduceți o linie de cod. În fila Vizualizare, faceți clic pe meniul derulant Macros și selectați Înregistrați macro. În fereastra de dialog care se deschide, alegeți un buton sau o comandă rapidă de la tastatură (nu uitați să faceți clic pe Alocare pentru a confirma alegerea dvs.); apoi efectuați sarcina pe care doriți să o automatizați. Când ați terminat, reveniți la meniul derulant și selectați Opriți înregistrarea. Acum, apăsând butonul ales sau combinația de taste în orice moment, se vor repeta operațiunile pe care le-ați înregistrat.
15. Vizualizare contur
Dacă utilizați Word pentru un proiect mare, cum ar fi o disertație universitară sau un roman, poate fi util să împărțiți documentul în secțiuni și subsecțiuni. Accesați Vizualizare | Schiță pentru a accesa un afișaj ierarhic care vă permite să marcați titlurile și să restrângeți textul corpului sub ele; acest lucru vă oferă o imagine de ansamblu clară a documentului dvs., care poate fi reorganizat fără efort prin mutarea secțiunilor. De asemenea, puteți colecta mai multe documente într-un singur proiect principal: faceți clic pe Afișare document în secțiunea Document master din fila Schițare pentru a importa sau a crea subdocumente.
16. Culoarea paginii
Dacă doriți ca documentul dvs. să iasă în evidență, puteți utiliza aspectul paginii | Meniu derulant Culoare pagină pentru a aplica o spălare de fundal selectați Efecte de umplere și puteți adăuga modele și texturi. Completările și modelele sunt aplicate automat la toate paginile documentului. De asemenea, deși le puteți vedea pe ecran, acestea nu sunt tipărite, deci nu vor interfera cu lizibilitatea copiilor dvs. pe suport de hârtie.
cum se adaugă fonturi în Microsoft Word Mac
Unii utilizatori pot găsi selecția Culori pagină în fila „Proiectare”, în funcție de versiunea Microsoft Word și de sistemul pe care îl utilizați.
17. Introduceți indexul
O a treia caracteristică utilă pentru lucrările mai lungi este capacitatea de a genera automat un index. Pentru a utiliza această caracteristică, trebuie mai întâi să vă marcați referințele în text selectând cuvântul sau expresia relevantă, apoi făcând clic pe Referințe | Inserați indexul. După ce ați marcat toate cuvintele dvs. de cap, faceți clic pe Inserare index pentru a crea un index. Aceasta va conține referințe la instanțele pe care le-ați marcat și linkuri auto-actualizate către numerele de pagină pe care apar.
18. Combinați și comparați documente
Word poate compara sau combina automat două documente: veți găsi instrumentul în Revizuire | Comparaţie. Dacă preferați să faceți singur treaba, faceți clic pe Vizualizare | Vizualizare Side by Side; acest lucru va poziționa automat documentele unul lângă celălalt la factori de zoom identici, astfel încât să puteți privi cu ușurință înainte și înapoi între ei. Dacă faceți clic pe butonul Defilare sincronă, acestea vor derula chiar și în sus și în jos în blocare când deplasați cursorul în jurul sau trageți bara de derulare.
19. Inspector de documente
Ofițerii de presă și funcționarii publici s-au debarcat în apă fierbinte în trecut pentru distribuirea documentelor cu informații sensibile încorporate în metadatele lor, sau care pot fi recuperate prin opțiunea Word Track Track Changes. Nu faceți aceeași greșeală: în secțiunea Informații din fila Fișier (sau Orb în Office 2007), veți găsi o selecție de opțiuni în meniul derulant Pregătiți pentru partajare care vă permite să verificați informațiile ascunse (și să confirmați compatibilitatea) cu alte ediții ale Word).
20. Personalizați panglica
Interfața panglică a fost concepută pentru a fi mai stabilă decât interfața Office 2003 foarte personalizabilă. Cu toate acestea, dacă selectați Fișier | Opțiuni | Personalizați panglica, îi puteți adăuga funcții noi și puteți elimina cele pe care nu doriți să le vedeți. Puteți adăuga funcții care în mod normal nu sunt deloc expuse - există o selecție utilă de comenzi care nu sunt în panglică - și chiar creați propriile file. Dacă acest lucru este prea complicat, puteți personaliza bara de instrumente de acces rapid care apare în partea de sus a ecranului utilizând săgeata drop-down mică din capătul din dreapta.
