Ștergeți foile de calcul dezordonate și treceți la o bază de date

Am făcut-o privit la capcanele utilizării unei aplicații de calcul tabelar, cum ar fi Excel, pentru a stoca liste de date. Această abordare poate părea cea mai bună soluție la început, dar puteți întâmpina probleme la partajarea acelor date cu mai mulți utilizatori, la validarea conținutului sau chiar la navigarea în date. De ce? Pentru că folosiți un instrument care nu a fost conceput pentru a face treaba.

Acum vom analiza un caz imaginar (dar tipic) al unei companii care utilizează o listă bazată pe foi de calcul și vom analiza modul în care aceasta ar putea fi convertită într-o aplicație de bază de date pentru a depăși astfel de probleme.

Cum scapă manualele de lucru

Lista noastră a început ca o simplă înregistrare a proiectelor întreprinse pentru clienți. Pe măsură ce compania a crescut, la fel a crescut și numărul de clienți, cu nume și detalii de contact adăugate în registrul de lucru. De asemenea, a fost nevoie de o modalitate de a înregistra ceea ce făceau diferiți membri ai personalului în aceste proiecte, astfel încât au fost adăugate și mai multe date în acest registru de lucru.

În acest moment, abordarea foii de calcul a devenit irealizabilă: erau mult prea mulți oameni care încercau să o actualizeze, deseori în același timp. Compania a încercat să instituie o rotație, astfel încât oamenii să ia rândul său pentru a actualiza registrul de lucru, dar acest lucru a însemnat că unele sarcini au fost uitate înainte de a fi înregistrate.

În cele din urmă, oamenii și-au creat propriile cărți de lucru pentru a ține evidența sarcinilor lor, amintindu-și uneori să copieze datele în registrul de lucru principal la sfârșitul săptămânii. Angajații și-au dezvoltat propriile stenografii pentru aceste cărți, iar unii au schimbat formatarea și ordinea coloanelor pentru a se potrivi cu modul lor de lucru. Copierea acestor date în registrul de lucru principal a dus la o dezordine oribilă.

Acesta poate fi un exemplu inventat, dar am văzut toate aceste practici în viața reală. Să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre problemele provocate de această metodă de lucru.

O mulțime de probleme

Puteți vedea prima foaie a foii noastre de calcul imaginar. Prima coloană detaliază numele proiectului la care se referă fiecare intrare. Unele dintre aceste nume sunt lungi, totuși, astfel încât personalul ar fi putut fi tentat să folosească abrevieri; ca urmare, s-au strecurat greșelile de tipar. Acest lucru face dificilă legarea sarcinilor care aparțin proiectului. Soluția nu trebuie să fie dificilă: puteți alege un nume scurt pentru fiecare proiect cu care toată lumea este de acord sau să dați fiecărui proiect un număr de identificare și să îl traduceți automat în numele proiectului.

Există o problemă similară cu coloana Pornit. Unele celule conțin o dată, dar altele înregistrează doar o lună - iar una sau două înregistrări spun doar Da. Excel acceptă validarea datelor, deci este posibil să ne asigurăm că anumite celule conțin întotdeauna date de un anumit tip - dar atunci când o foaie de calcul este dezvoltată într-un mod ad hoc, este rar folosită.

În acest moment, abordarea foii de calcul devine ineficientă: erau prea mulți oameni care încercau să o mențină la zi

Nu veți avea această problemă într-o aplicație de bază de date, deoarece tipul de date al câmpului va fi corectat de la început. Dacă nu știți exact data la care au început lucrările, puteți utiliza prima lună sau 1 ianuarie dacă știți doar anul. Dacă proiectul nu a fost încă demarat, este posibil să lăsați câmpul necompletat - un NULL în termenii bazei de date. Dacă știați că proiectul a fost demarat, dar nu știați când, puteți utiliza o dată care în mod normal ar fi imposibilă pentru datele dvs., cum ar fi 1/1/1900. Imediat devine ușor să sortați proiectele și să obțineți o imagine de ansamblu cronologică a activității.

O provocare mai subtilă este prezentată de coloana etichetată Client. Intrările din această coloană nu sunt legate de nimic altceva din registrul de lucru, dar există o listă de clienți în foaia 1, la care se referă probabil. Stocarea mai multor liste cu aceleași elemente, la care se face referire prin nume diferite, este confuză. Trebuie să clarificați denumirea și să vă bazați pe un nume fără echivoc pentru această entitate: sunt clienți sau clienți?

Coloana Status este o altă colecție în care nu a existat nicio validare, astfel încât oamenii au optat din nou să scrie orice vor. Ar fi mai bine să stabiliți o listă scurtă cu toate valorile admise.

A doua foaie - Foaia 1 - este la fel de problematică. Pentru început, numele foii nu este descriptiv. Ceea ce conține de fapt este o listă intitulată Clienți, dar aceasta nu este formatată ca un tabel în Excel: adresa se află într-un singur câmp, ceea ce vă limitează capacitatea de a utiliza instrumentele încorporate Excel pentru a le căuta sau a le sorta. Ați putea, de exemplu, să filtrați adresele care conțin Cardiff, dar rezultatele le-ar include și pe cele de pe Cardiff Road din Newport.

Când vine vorba de adrese, cea mai bună abordare este să folosiți câmpuri separate pentru codul poștal, județ, oraș și stradă (deși informațiile despre județe sunt opționale pentru adresele din Marea Britanie - consultați Fără județe, vă rugăm, suntem britanici). Strada ar trebui să conțină tot ceea ce nu se află în celelalte părți ale adresei.

Există un câmp Contact, care prezintă și probleme. În cazul în care avem mai multe contacte într-o afacere cu un singur client, numele lor au fost toate adunate în acest câmp, cu numerele lor de telefon și adresele de e-mail plasate în mod similar în celelalte câmpuri. Separarea acestora va fi o provocare - mai ales dacă există trei nume în câmpul Contact, dar doar două numere de telefon.

Coloana finală din această foaie este intitulată Ultimul contact: angajații trebuie să actualizeze acest lucru de fiecare dată când iau contact cu un client. Întrucât aceste informații sunt un lucru în plus de care trebuie să-și amintească angajatul și nu există nicio garanție că vor face acest lucru - mai ales că sunt ascunse din drum pe o a doua foaie - nu sunt de încredere. Acesta este un lucru pe care computerul ar trebui să îl urmărească automat.

În cele din urmă ajungem la fișele Sarcini, care detaliază sarcinile și comentariile pentru fiecare lucrător. Acestea nu sunt denumite în mod consecvent și nu conțin aceleași coloane în aceeași ordine. Deși este logic pentru utilizatorii individuali să își introducă datele pe propriile foi, lipsa de coerență face dificilă colectarea și analizarea datelor. De exemplu, atunci când un manager dorește să vadă ce s-a făcut la fiecare proiect, toate sarcinile trebuie copiate manual de pe fișele individuale într-o singură listă înainte de a putea fi sortate și raportate.

Construirea bazei de date

Rezolvarea acestor probleme va dura ceva timp, posibil câteva zile. Deoarece utilizatorii vor trebui probabil să continue să folosească vechiul sistem în timp ce construim unul nou, este mai bine să faceți o copie a registrelor de lucru existente din care să lucrați. Aceasta înseamnă că vom dori să documentăm fiecare pas în conversia datelor, astfel încât să îl putem repeta rapid când va veni momentul să trecem la noul sistem.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să curățați datele din registrul dvs. de lucru Excel. Utilizarea Căutare și înlocuire vă poate ajuta și ar trebui să ștergeți orice coloană sau rând care nu conține date (cu excepția rândului de antet de coloană, care trebuie păstrat). Adăugați o coloană ID în fiecare foaie, în coloana A, și completați-o cu numere incrementale tastând 1 în prima celulă, selectând în partea de jos a datelor (Shift + End, Down) apoi utilizând comanda Fill Down (Ctrl + D ). Creați o listă principală a numelor de proiecte și, ori de câte ori este înregistrat un nume de proiect, utilizați funcția VLookup () pentru a-i confirma numărul de identificare principal; dacă nu există un număr, există o neconcordanță în datele dvs.

Odată ce datele dvs. sunt curate, este timpul să proiectați o nouă bază de date pentru a le păstra. Vom folosi Access 2013, deoarece în exemplul nostru teoretic este disponibil pentru toți utilizatorii noștri prin abonamentul nostru Office 365. Când creați o nouă bază de date Access, puteți alege să o creați ca aplicație web Access sau ca bază de date Access Desktop. Aplicațiile web au o interfață simplificată și pot fi utilizate numai dacă aveți Office 365 cu SharePoint Online sau SharePoint Server 2013 cu Access Services și SQL Server 2012. Vom folosi baza de date tradițională pentru desktop, deoarece oferă mai multe opțiuni și un control mai mare asupra experiența utilizatorului.

Selectați pentru a crea o nouă bază de date desktop și denumiți-o: Access creează un nou tabel numit Tabelul 1 și vă plasează în vizualizarea de proiectare cu o singură coloană, numită ID. Aici puteți proiecta tabelele de care aveți nevoie în baza de date. Fiecare tabel ar trebui să aibă un câmp ID (un număr întreg incremental automat), dar pentru a evita confuzia, cel mai bine este să îi dați un nume mai descriptiv. În tabelul Proiecte ar fi ProjectID, CustomerID în tabelul Clienți și așa mai departe.

Puteți seta tipul de date pentru fiecare coloană creată și trebuie să dați fiecărei coloane un nume și să setați orice alte proprietăți și formatări corespunzătoare câmpului. La fel ca în câmpul ID, asigurați-vă că numele coloanelor fac evidentă ce date ar trebui să meargă în câmp - deci, de exemplu, utilizați ProjectName mai degrabă decât doar Name, DueDate, mai degrabă decât Due. Puteți utiliza butonul Nume și subtitrare de pe panglică pentru a crea o legendă abreviată, precum și numele explicit. Puteți utiliza spații în numele coloanelor, dar va trebui să le înconjurați cu paranteze pătrate atunci când scrieți interogări și rapoarte.

Deși are sens pentru utilizatori să își introducă datele pe propriile foi, lipsa de coerență face dificilă analiza

Setați formatarea pe coloane precum PercentageComplete să fie Procent și datele să fie ShortDate, precum și lungimea maximă a câmpurilor de text la o valoare sensibilă, sau toate vor avea 255 de caractere. Amintiți-vă că unele cuvinte (cum ar fi Data) sunt rezervate, deci nu le puteți folosi ca nume de coloane: folosiți TaskDate sau altceva mai descriptiv.

Când vine vorba de coloane în care doriți să căutați o valoare într-un alt tabel (cum ar fi coloana Client din tabelul Proiecte), definiți celelalte tabele din Access înainte de a adăuga coloana de căutare. Când vine vorba de Status, cea mai simplă opțiune este să tastați doar valorile care vor fi afișate în lista derulantă - dar acest lucru face dificilă adăugarea sau editarea listei de valori posibile ulterior. Cu excepția cazului în care aveți de-a face cu o listă scurtă în care este posibil ca valorile posibile să nu se schimbe - cum ar fi un câmp care înregistrează sexul cuiva - este o idee mai bună să creați un alt tabel pentru intrări precum ProjectStatus. Acest lucru vă permite să adăugați cu ușurință opțiuni suplimentare la listă în viitor, fără o schimbare de programare.

Îmbunătățiri

În timp ce ne proiectăm baza de date, putem implementa îmbunătățiri față de vechiul mod de a face lucrurile bazat pe foi de calcul. O reclamație pe care o aveau utilizatorii noștri cu registrele de lucru Excel era că fiecare sarcină conținea o singură celulă pentru comentarii și, uneori, trebuia să facă mai multe comentarii la o sarcină - sau, supraveghetorul trebuia să facă un comentariu despre o sarcină și apoi utilizatorul răspunde la aceasta. Aruncarea totul într-o singură celulă a făcut dificil de văzut când și de cine au fost făcute comentarii. Ne putem descurca mai bine prin crearea unui tabel separat pentru comentarii, legat de tabelul Sarcini. În acest fel, fiecare sarcină poate avea câte comentarii este necesar, cu câmpuri separate pentru data, numele de utilizator și textul fiecăruia.

O altă îmbunătățire pe care o putem face este să setăm intrări, cum ar fi ProjectStatus, pentru a fi afișate într-o anumită ordine, mai degrabă decât alfabetic - de exemplu, s-ar putea să doriți ca Finalizat să meargă în partea de jos a listei. Pentru a face acest lucru, adăugați o coloană DisplayOrder și utilizați-o pentru a sorta lista de căutare. Nu fi tentat să folosești câmpul ID; cu aceasta, orice înregistrare nouă ar putea merge doar la sfârșitul listei.

Pentru a ne asigura că datele noastre rămân curate, putem marca câmpurile pe care utilizatorul trebuie să le completeze ca obligatorii și să adăugăm validare pentru a ne asigura că datele introduse sunt în forma corectă. Puteți face viața mai ușoară setând valori implicite sensibile: câmpul CommentDate din tabelul Comentarii ar putea avea valoarea implicită setată la = Data (), care o va seta automat la data de astăzi ori de câte ori este creat un nou Comentariu. Puteți utiliza validarea împreună cu o coloană Retrasă într-un tabel (un Boolean) pentru a opri utilizatorii să adauge noi înregistrări cu valori specifice. Acest lucru vă permite să păstrați valorile istorice care erau valide, dar care nu mai sunt utilizate. Aceste caracteristici pot fi găsite în Instrumente de masă | Fila Câmpuri de pe panglică sau în Proprietățile câmpului în Vizualizarea proiectării tabelelor.

Importul datelor dvs.

Odată ce tabelele dvs. sunt configurate, puteți utiliza datele externe | Import & Link | Butonul Excel de pe panglică pentru a atașa datele din registrul de lucru Excel la tabelele din baza de date Access. Efectuați o copie de rezervă a bazei de date de acces goale înainte de a începe, în cazul în care ceva nu merge bine și începeți prin completarea manuală a meselor mici, dacă este necesar. Faceți o altă copie de rezervă după ce ați făcut acest lucru, astfel încât să puteți reveni la acest punct dacă ceva nu merge bine în pașii următori.

Acum importați tabelele principale care nu se bazează pe alte tabele, cum ar fi clienții, înainte de a termina cu tabelele care au relații, cum ar fi Proiecte și activități. Dacă rearanjați și redenumiți coloanele din registrul dvs. de lucru Excel pentru a se potrivi cu câmpurile din baza de date Access cât mai aproape posibil, nu ar trebui să aveți nicio dificultate la importul datelor. Nu uitați să notați tot ceea ce faceți, astfel încât să îl puteți repeta mai târziu, dacă trebuie să convertiți din nou datele.

Odată importate datele, tabelele din Vizualizarea fișei de date ar trebui să funcționeze la fel ca foile de lucru Excel - dar cu validare, căutare și sortare a datelor mult mai bună. Dacă doriți, puteți începe acum să proiectați noi formulare și rapoarte pe baza acestor date: de exemplu, un formular Master / Detaliu pentru proiecte ar putea afișa datele unui proiect în partea de sus a formularului și o grilă a sarcinilor pentru acel proiect în partea de jos.

De asemenea, puteți configura un formular Sarcinile mele care listează toate sarcinile restante pentru utilizatorul curent și un raport Sarcini restante care listează toate sarcinile restante pentru toți utilizatorii care au depășit data scadentă.

Fără județe, vă rog, suntem britanici

Dacă stocați adrese în baza de date, este important să înțelegeți de ce informații aveți de fapt nevoie. Deși informațiile despre județ pot fi utile pentru marketing - și pot fi necesare pentru unele adrese de peste mări - nu mai sunt utilizate oficial în adresele din Marea Britanie.

cum să găsiți toate e-mailurile necitite în Gmail

Motivul este că adresele poștale din Marea Britanie se bazează pe conceptul de oraș poștal, unde mesajele pentru dvs. sunt trimise și sortate înainte de a fi livrate la ușa dvs. Nu toate orașele sau satele sunt deservite de orașe poștale din același județ - de exemplu, Melbourn (în Cambridgeshire) primește corespondența prin Royston (în Hertfordshire) - astfel încât specificarea unui județ în adresă nu ajută neapărat pe nimeni.

Pentru a evita confuzia, Oficiul Poștal a încetat să mai folosească județe în adrese în 1996, bazându-se pe informațiile despre codul poștal - și, până în 2016, intenționează să elimine numele județelor din fișierul de date alias cu informații suplimentare despre adresă. Deci, dacă includeți un județ într-o adresă din Marea Britanie, acesta va fi pur și simplu ignorat.