Dacă trebuie să faceți o listă cu orice,estetentant să vedeți Excel ca depozit implicit: la urma urmei, este doar o mică listă de articole pentru dvs. sau pentru câțiva colegi apropiați.
Poate că aveți nevoie de ceva mai sofisticat, cum ar fi formule pentru calcule sau macro programare pentru a automatiza colectarea și procesarea datelor.
Din păcate, ușurința cu care puteți începe să lucrați în Excel sau într-un program de foaie de calcul rival este, de asemenea, una dintre cele mai mari probleme ale sale. Ceea ce începe ca un mic proiect în Excel devine ceva masiv, moment în care ați putea face față și probleme de viteză și stabilitate sau chiar o problemă de dezvoltare pe care nu o puteți rezolva.
În plus, sarcinile de gestionare a datelor mari prezintă deseori provocări semnificative, cum ar fi organizarea, implementarea, clasificarea fișierelor, gestionarea bazelor de date, colaborarea utilizatorilor și multe altele. Tot ce trebuie pentru a sparge structura unei baze de date este plasarea datelor într-o zonă greșită, tastarea datelor neconcordantă sau chiar lucrarea a două persoane pe aceeași foaie. Mai multe lucruri pot merge prost, provocând întârzieri și posibile pierderi de date.
Acest articol explică cele mai frecvente probleme care apar atunci când se utilizează foi de calcul Excel, cum să le abordăm și când este mai bine să faceți pasul și să treceți la o bază de date.
Problema nr. 1: Editare multi-utilizator Excel
Când sistemele Excel cresc organic, întâmpinați rapid probleme în care un utilizator deschide un registru de lucru la un moment dat și unei alte persoane i se spune că este deja deschis. Al doilea utilizator poate anula, aștepta sau vizualiza o versiune numai în citire. Promisiunea Excel de a vă anunța când cealaltă persoană iese din registrul de lucru este un joc de noroc, deoarece nu verifică starea atât de des și este posibil să nu vă lumineze niciodată. Chiar dacă o face, altcineva s-ar putea loga și deschide fișierul înaintea ta.
Pentru a evita efectele de utilizator solo, puteți utiliza Excel Online (versiunea redusă, bazată pe web a Excel) sau puteți activa Cărți de lucru partajate caracteristică. Iată un ghid rapid despre cum să partajați o foaie de calcul.
- Deschideți foaia de calcul dorită și faceți clic pe Fişier .
- Apoi, faceți clic pe Acțiune pentru a deschide o fereastră nouă.
- Acum, introduceți informațiile utilizatorului cu care doriți să partajați foaia de calcul.
De asemenea, puteți împărți datele în mai multe cărți de lucru, astfel încât diferite persoane să lucreze pe cărți de lucru diferite, fără a călca pe degetele de la picioare.
Problema # 2: Cărți de lucru partajate Excel
Excel Online permite mai mulți editori, în mod implicit, dar îi lipsesc o mare funcționalitate. Serviciul nu pretinde nimic altceva decât cele mai simple sarcini. Deși funcția Shared Workbooks pare că ar trebui să facă treaba, este plină de restricții. De exemplu, nu puteți crea un tabel sau șterge un bloc de celule dacă registrul de lucru este partajat.
Când sistemele Excel cresc organic, vă confruntați cu faptul că un singur utilizator poate deschide un registru de lucru în același timp.
Există soluții alternative pentru unele restricții Excel online. Pentru alții, este o chestiune de a schimba structura registrului de lucru, mai degrabă decât de a utiliza un registru de lucru deja configurat - dar acest scenariu de multe ori împiedică. Ca urmare, este imposibil să utilizați un registru de lucru partajat în același mod în care ați putea folosi un registru de lucru obișnuit, cu un singur utilizator.
Modificările din registrele de lucru partajate sunt sincronizate între utilizatori de fiecare dată când registrul de lucru este salvat. Această acțiune este plasată pe un program temporizat, forțând o salvare la fiecare cinci minute, de exemplu. Cu toate acestea, cheltuielile economice regulate și urmărirea modificărilor fiecărui utilizator sunt destul de mari. Cărțile de lucru pot mări rapid dimensiunea și pot pune presiunea pe rețeaua dvs., încetinind alte sisteme.
conectați-vă la Snapchat pe 2 dispozitive
Problema nr. 3: Cărți de lucru legate de Excel
Împărțirea datelor în mai multe registre de lucru poate oferi o soluție la problema editării multi-utilizator. Totuși, vor trebui probabil să aibă legături între ele, astfel încât valorile introduse într-una să fie utilizate în alta. Legăturile dintre registrele de lucru sunt, de asemenea, utile pentru păstrarea datelor separate în fișiere separate, mai degrabă decât pentru a avea foi individuale într-un registru de lucru.
Enervant, aceste legături sunt o altă sursă de frustrare și instabilitate. Acestea devin absolute, inclusiv calea completă către registrul de lucru sursă, sau relative, inclusiv diferența dintre căile sursă și destinație. Deși acest lucru sună sensibil, Excel folosește reguli arcane pentru a decide când să utilizeze fiecare tip de legătură și să le schimbe.
Regulile sunt guvernate de mai multe opțiuni și de dacă registrele de lucru au fost salvate înainte de a insera linkuri. Link-urile se schimbă și atunci când salvați registrul de lucru sau deschideți și utilizați Salvează ca pentru a crea un duplicat, mai degrabă decât să copiați fișierul folosind Explorator de fișiere . Rezultatul tuturor acestei confuzii și incertitudini este că legăturile dintre registrele de lucru se rup ușor, iar recuperarea de la legăturile rupte este un proces care necesită mult timp. Nimeni nu primește acces la fișierele afectate.
Datele conectate sunt actualizate numai atunci când fișierele sunt deschise, cu excepția cazului în care faceți clic în mod specific Date> Interogări și conexiuni> Editare linkuri> Actualizare valori. Iată o demonstrație rapidă.
- Deschideți foaia de calcul dorită și faceți clic Date .
- Acum, localizează Întrebări & Conexiuni și faceți clic pe Editați linkurile .
- Apoi selectați Actualizați valorile .
Dacă legăturile dvs. nu sunt între două registre de lucru, dar acoperă trei sau mai multe, trebuie să deschideți toate registrele de lucru în ordinea corectă pentru a vă asigura că toate procesele de date actualizate sunt în ordinea corectă, de la primul la al doilea până la al treilea. Dacă ați schimbat o valoare în primul registru de lucru și apoi l-ați deschis pe al treilea, acesta nu va vedea modificări, deoarece al doilea registru de lucru nu și-a actualizat valorile.
Această legătură de date este logică, dar crește probabilitatea ca informațiile să fie incorecte sau să încercați să deschideți un registru de lucru pe care altcineva îl edită deja.
Desigur, puteți încerca să evitați complet registrele de lucru conectate, dar există șansa să ajungeți să introduceți aceleași date în mai multe cărți de lucru și, cu aceasta, apare pericolul introducerii lor ușor diferit de fiecare dată.
Problema # 4: validarea datelor Excel
Erorile se pot strecura în date în orice sistem informatic: oamenii scriu greșit cuvintele sau transpun cifre în numere cu regularitate monotonă. Dacă datele dvs. nu sunt verificate la introducere, veți avea probleme.
În mod implicit, Excel acceptă orice tip de utilizator. Este posibil să configurați validarea pe listele de căutare, dar acestea sunt dificil de întreținut, în principal dacă același câmp este folosit în mai multe locuri. Dacă utilizatorii trebuie să introducă numerele de identificare ale documentelor sau numerele de referință ale clienților fără verificări, este ușor să legați înregistrările greșite fără să vă dați seama. Integritatea datelor din sistem devine fatal compromisă și orice analiză a datelor este suspectă.
Este posibil să suferiți deja efectele problemelor de validare a datelor fără să vă dați seama de cauza principală. Luați în considerare o situație în care aveți o listă de facturi în Excel. Utilizatorul tastează numele clientului ușor diferit pe fiecare factură. Drept urmare, primiți facturi către Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd și joness. Este posibil să știți că toate acestea se referă la aceeași companie, dar Excel nu. Orice analiză a datelor facturii, cum ar fi un tabel pivot bazat pe clienți pe lună, oferă rezultate multiple atunci când ar trebui să existe doar unul.
Problema # 5: Navigare Excel
Cărțile de lucru mari sunt dificile de navigat. Filele foii din partea de jos a ferestrei sunt un mecanism teribil pentru găsirea drumului în jurul valorii de atunci când există o cantitate mare de ele. Cu mai multe file afișabile pe ecran, devine dificil să găsești ceea ce ai nevoie. Iată o modalitate rapidă de a naviga printre foi.
- Faceți clic dreapta pe săgețile din stânga numelor foilor pentru a afișa Activați foaia dialog.
Doar primele 20 de coli sunt listate înainte de a parcurge lista. Nu există nicio modalitate de a sorta, grupa sau căuta foaia dorită. Fereastra ar trebui să arate cam așa.
Problema # 6: Securitate Excel
Puteți adăuga securitate în registrele de lucru Excel, dar este plin de probleme. Protecția este orientată mult mai mult către protejarea structurii registrului de lucru decât a datelor. Puteți încerca să blocați câteva foi și celule pentru a împiedica utilizatorii să schimbe structura și formula, dar dacă pot vedea datele, de obicei pot schimba una sau toate acestea (cu excepția cazului în care faceți o programare macro creativă).
Problema # 7: Probleme de viteză Excel
Excel nu este cea mai rapidă aplicație, iar limbajul său de programare, VBA, este lent în comparație cu limbaje de programare mai profesionale, cum ar fi C #. Acest scenariu provine din utilizarea intenționată și natura flexibilă a Excel. Este, la urma urmei, un motor de foi de calcul. Da, Excel VBA poate fi pus în funcțiune pentru a gestiona listele de date, dar asta nu înseamnă că este cea mai bună alegere pentru acest tip de muncă. Alte aplicații sunt mai potrivite pentru astfel de sarcini - în principal pentru că sunt concepute în mod explicit pentru a le îndeplini.
Dacă întâmpinați oricare dintre problemele prezentate în acest articol, nu le ignorați. Există un răspuns profesional la stocarea datelor structurate, cunoscut sub numele de bază de date. Nu trebuie să fie înfricoșător sau costisitor și ar trebui să vă permită să vă gândiți logic la datele dvs., cum se leagă împreună și cum interacționați cu acestea.
Notă : Dacă vă mutați de la o soluție de foaie de calcul la o bază de date, nu duplicați în mod sclav designul foii de calcul, profitați de ocazie pentru a-l îmbunătăți.
Există aplicații de baze de date cu scop general disponibile, cu care puteți construi o soluție personalizată. Alternativ, puteți constata că o aplicație de bază de date specializată - una deja concepută pentru scopul pe care îl aveți - este mai ieftină, mai rapidă de implementat și se potrivește mai bine.
adăugarea de moduri la Windows 10 Minecraft
De exemplu, dacă aveți o listă de clienți și detaliile tuturor interacțiunilor dvs. cu aceștia, aceasta este considerată un sistem de gestionare a relației cu clienții (CRM). În ciuda numelui său elegant, un sistem CRM este o bază de date specializată. În mod similar, pachetele de cont precum QuickBooks și Sage sunt baze de date specializate. Dacă nu găsiți o aplicație prefabricată care să se potrivească nevoilor dvs. specifice, o puteți construi singură sau puteți obține una creată pentru dvs. de către departamentul IT sau consultant.
Cel mai comun tip de bază de date este o bază de date relațională, care își stochează datele în tabele și constă din rânduri și coloane. Fiecare rând conține datele pentru un articol separat. De exemplu, fiecare coloană descrie un atribut diferit al subiectului, cum ar fi numele clientului sau limita de credit.
Trebuie să introduceți datele unui client o singură dată pentru a crea o înregistrare și apoi le puteți utiliza pe câte facturi aveți nevoie.
Tabelele au relații definite între ele, astfel încât, de exemplu, o factură să poarte ID-ul clientului. Acest proces înseamnă că puteți găsi cu ușurință toate facturile pentru un anumit client sau puteți prelua numărul de telefon al clientului dintr-o anumită factură. Trebuie să introduceți datele clientului o singură dată pentru a crea înregistrarea clientului, apoi puteți să le utilizați pe câte facturi aveți nevoie, fără a fi nevoie să le introduceți din nou. Pentru a crea o bază de date, trebuie să definiți aceste tabele și relații și apoi să definiți aspectele ecranului pe care doriți să le utilizați pentru a enumera și edita datele.
Există zeci de aplicații de baze de date acolo. Unele sunt ușor de utilizat și fac toată treaba, permițându-vă să definiți tabelele, ecranele de introducere a datelor și rapoartele. Altele sunt mai complete în anumite domenii, dar necesită alte instrumente pentru a face o treabă completă.
De exemplu, un program poate fi de încredere atunci când definește tabelele și relațiile și are caracteristici solide de analiză și raportare. Totuși, aplicației îi lipsesc în cele din urmă orice instrumente pentru determinarea ecranelor de introducere a datelor. Microsoft SQL Server este exemplul evident aici. Ca și în cazul altor sisteme mari de baze de date, SQL Server are grijă de back-end și se așteaptă să utilizați un alt instrument, cum ar fi Visual Studio, pentru a dezvolta front-end-ul.
Ce opțiuni de bază de date sunt potrivite pentru dvs.?
Opțiunea de bază de date nr. 1: Microsoft Access
Accesul este unul dintre bunicii bazelor de date desktop. Este ușor de utilizat, dar ușor de abuzat. Puteți proiecta tabele, ecrane și rapoarte de la zero sau puteți începe de la un șablon. Unele dintre șabloane sunt în mod evident americane și nu învață întotdeauna bune practici, dar vă ajută să începeți rapid. Ecranele și funcțiile de programare pot fi destul de sofisticate. Puteți implementa aplicația finalizată către alți utilizatori prin intermediul intranetului dvs. (NU pe internet), mai degrabă decât să vă bazați pe partajările de fișiere.
Opțiunea de bază de date nr. 2: Microsoft SharePoint
SharePoint este o bază de date, precum și un mecanism de stocare a documentelor. Îl puteți folosi pentru a compila liste simple și a le lega între ele. Form Designer este ușor sofisticat, dar personalizarea este încă posibilă. Capacitatea SharePoint de a obține o listă de date acumulate în Excel și de a le plasa într-o listă personalizată este utilă. Programul face lista personalizată disponibilă pentru toată lumea din rețeaua dvs. și vă permite să adăugați securitate pentru a restricționa cine poate face ce cu aceste date. Puteți cere SharePoint să vă alerteze prin e-mail ori de câte ori cineva adaugă, editează sau șterge înregistrări. Dacă stocați date referitoare la persoane, articole din calendar sau sarcini, puteți sincroniza aceste date cu Outlook.
Opțiunea de bază de date nr. 3: Zoho Creator
Zoho Office este o aplicație web care include o bază de date care folosește funcționalitatea drag-and-drop pentru a-și răspândi formularele într-un mod simplu, intuitiv. Procesul drag-and-drop se obișnuiește și cu programarea interacțiunilor și a fluxurilor de lucru. Ca serviciu web, datele și aplicațiile dvs. sunt disponibile de oriunde, cu o securitate simplă pentru a vă păstra datele private. Zoho plătește pe utilizator, pe lună, dar limitează numărul de înregistrări pe care le puteți stoca la acel preț stabilit. Programul costă suplimentar atunci când stochează mai multe date sau pentru alte caracteristici, cum ar fi integrarea prin e-mail.
După cum puteți vedea, Excel oferă multe caracteristici, dar lipsește în unele zone din fiecare. Uneori, o altă aplicație face treaba mai bine, mai ales dacă este concepută special pentru sarcină. Alteori, Excel funcționează foarte bine, cum ar fi pentru baze de date mai mici, atâta timp cât știi cum să previi apariția problemelor.
