Puteți utiliza Excel pentru a împărți informațiile în bucăți mai mici. Găsirea datelor de care aveți nevoie și manipularea acestora este un obiectiv important pentru mulți utilizatori Excel.
Dacă aveți numele complet al unei persoane, poate fi necesar să puneți la zero doar numele și prenumele acesteia. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail automat prietenos clienților dvs., trebuie să utilizați prenumele acestora pentru a evita să sune impersonal. Dacă căutați o listă a respondenților la sondaj, ar putea fi important să le folosiți doar numele de familie sau să le ascundeți numele de familie pentru a păstra anonimatul.
Excel face acest proces simplu și puteți aborda multe abordări diferite. Iată un tutorial care vă va ajuta să creați coloane separate de Prenume și Nume folosind formule. Acoperim și problema numelor de mijloc.
Formule Excel pentru împărțirea numelor în părți
De unde începi?
Separarea prenumelor
Aceasta este formula generică:
= STÂNGA (celulă, FIND (, celulă, 1) -1)
Pentru a-l executa, înlocuiți celulă cu indicatorul de celulă care conține primul nume complet pe care doriți să îl împărțiți. În acest exemplu, doriți să selectați B2 și să introduceți formula:
= STÂNGA (A2, FIND (, A2,1) -1)
Cu toate acestea, este important să rețineți că pe unele dispozitive, această formulă folosește punct și virgulă în loc de virgule. Deci, dacă formula de mai sus nu funcționează pentru dvs., poate fi necesar să utilizați următoarea versiune:
= STÂNGA (celulă; FIND (; celulă; 1) -1)
În exemplu, ați folosi:
= STÂNGA (A2; FIND (; A2; 1) -1)
Acum puteți trage pur și simplu mânerul de umplere până la capătul coloanei Prenume.
Funcția STÂNGA vă permite să separați un șir, începând de la capătul stâng al textului. Partea GĂSEȘTE a acestei formule localizează primul spațiu din numele complet, astfel încât să obțineți partea numelui complet care apare înainte de un spațiu gol.
Prin urmare, prenumele cratimate rămân împreună, la fel și prenumele care conțin caractere speciale. Dar coloana Nume complet nu va conține nume de mijloc sau inițiale de mijloc.
Vergă sau punct și virgulă?
De ce formula nu este aceeași pentru toată lumea?
Pentru mulți utilizatori Excel, funcțiile Excel folosesc virgule pentru a separa datele de intrare. Dar pe unele dispozitive, setările regionale sunt diferite.
Pentru a descoperi ce simbol este utilizat de Excel, pur și simplu începeți să tastați formula. Când începeți să intrați = STÂNGA ( , veți vedea un text cu mouse-ul care va sugera formatarea corectă.
Separarea numelor de familie
Luați aceeași abordare pentru separarea numelor de familie. De data aceasta, ar trebui să utilizați formula DREAPTA, care separă șirurile începând din partea dreaptă.
Formula de care aveți nevoie este:
= DREAPTA (celula, LEN (celula) - CAUTARE (#, SUBSTITUTE (celula,, #, LEN (celula) - LEN (SUBSTITUTUL (celula,,)))))
În exemplul de mai sus, veți utiliza următoarea formulă în celula C2:
= DREAPTA (A2, LEN (A2) - CĂUTARE (#, SUBSTITUT (A2 ,, #, LEN (A2) - LEN (SUBSTITUT (A2 ,,)))))
Încă o dată, poate fi necesar să comutați de la virgulă la punct și virgulă, ceea ce înseamnă că poate fi necesar să utilizați:
= DREAPTA (A2; LEN (A2) - CĂUTARE (#; SUBSTITUT (A2 ;; #; LEN (A2) - LEN (SUBSTITUT (A2 ;;)))))
Numele de familie și numele de familie cu caractere speciale rămân intacte.
De ce este această formulă mai complexă decât cea pentru prenume? Este mai dificil să separi numele de mijloc și inițialele de mijloc de numele de familie.
Dacă doriți ca numele de mijloc și inițialele să fie listate cu numele de familie, puteți utiliza formula:
= DREAPTA (celula, LEN (celula) - CAUTARE (, celula))
sau:
= DREAPTA (A2, LEN (A2) - CĂUTARE (, A2))
sau:
= DREAPTA (A2; LEN (A2) - CĂUTARE (; A2))
Dar dacă doriți să separați numele de mijloc? Acest lucru este mai puțin frecvent, dar poate fi util să știți.
Separarea numelor de mijloc
Formula pentru numele de mijloc este următoarea:
cum să știi dacă cineva te-a adăugat înapoi pe Snapchat
= MID (celulă, SEARCH (, celulă) + 1, SEARCH (, celulă, SEARCH (, celulă) +1) - SEARCH (, celulă) -1)
În exemplul de mai sus, obțineți:
= MID (A2, SEARCH (, A2) + 1, SEARCH (, A2, SEARCH (, A2) +1) - SEARCH (, A2) -1)
Dacă Excel utilizează punct și virgulă, formula este:
= MID (A2; SEARCH (; A2) + 1; SEARCH (; A2; SEARCH (; A2) +1) - SEARCH (; A2) -1)
După introducerea formulei, trageți mânerul de umplere în jos. Iată o coloană Middle Name adăugată la exemplul de mai sus:
Dacă numele complet nu conține nici un prenume sau inițială, obțineți valori zero în această coloană, care poate fi afișată ca #VALUE !. Pentru a obține celule goale în locul #VALUE !, puteți utiliza funcția IFERROR.
Apoi, formula dvs. devine:
= IFERROR (MID (celula, SEARCH (, celula) + 1, SEARCH (, celula, SEARCH (, celula) +1) - SEARCH (, celula) -1), 0)
sau:
= IFERROR (MID (A2, SEARCH (, A2) + 1, SEARCH (, A2, SEARCH (, A2) +1) - SEARCH (, A2) -1), 0)
sau:
= IFERROR (MID (A2; SEARCH (; A2) + 1; SEARCH (; A2; SEARCH (; A2) +1) - SEARCH (; A2) -1); 0)
O abordare pentru separarea mai multor nume de mijloc
Ce se întâmplă dacă cineva din lista dvs. are mai multe nume de mijloc? Folosind formula de mai sus, va fi regăsit doar primul prenume.
Pentru a rezolva această problemă, puteți încerca o altă abordare a separării numelor de mijloc. Dacă ați creat coloanele prenumelui și prenumelui, le puteți tăia pur și simplu. Tot ce a mai rămas va fi considerat al doilea nume.
Această formulă este:
= TRIM (MID (celula1, LEN (celula2) + 1, LEN (celula1) -LEN (celula2 și celula3)))
Aici, celula1 se referă la indicatorul de celulă sub coloana Nume complet, celula2 se referă la indicatorul de celulă sub coloana Prenume, în timp ce celula3 se referă la indicatorul de celulă sub coloana Nume. În exemplul de mai sus, obținem:
= TRIM (MID (A2, LEN (B2) + 1, LEN (A2) -LEN (B2 & D2))))
sau:
= TRIM (MID (A2; LEN (B2) +1; LEN (A2) -LEN (B2 & D2)))
Dacă mergeți cu această formulă, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la valorile zero.
Recapitulare rapidă
Iată formulele pe care le puteți utiliza pentru a împărți numele complete în părți:
Prenume: = STÂNGA (celulă, FIND (, celulă, 1) -1)
Numele de familie: = DREAPTA (celula, LEN (celula) - CAUTARE (#, SUBSTITUTE (celula,, #, LEN (celula) - LEN (SUBSTITUTUL (celula,,)))))
Numele de mijloc: = IFERROR (MID (celula, SEARCH (, celula) + 1, SEARCH (, celula, SEARCH (, celula) +1) - SEARCH (, celula) -1), 0)
Formula alternativă pentru numele de mijloc: = TRIM (MID (celula1, LEN (celula2) + 1, LEN (celula1) -LEN (celula2 și celula3)))
Separarea numelor și a prenumelor fără a utiliza formule
Dacă nu doriți să tastați o grămadă de formule care ar putea fi introduse greșit, profitați de expertul încorporat Excel pentru conversia textului în coloane.
- Asigurați-vă că Date fila este selectată din meniul din partea de sus și evidențiați coloana pe care doriți să o convertiți.
- Apoi, faceți clic pe Text către coloane .
- Apoi, asigurați-vă Delimitat este selectat și faceți clic pe Următorul
. - Acum, selectați Spaţiu din opțiuni și faceți clic Următorul .
- Apoi, schimbați Destinaţie la$ B $ 2și faceți clic pe Finalizarea.
Rezultatul final ar trebui să arate astfel.
.
Rezultatul final ar trebui să arate astfel.
Un Cuvânt Final
Există multe alte modalități de a rezolva această problemă în Excel. Dacă niciuna dintre opțiunile disponibile nu face ceea ce aveți nevoie, faceți mai multe cercetări.
Utilizarea formulelor este relativ simplă și nu depinde de versiunea de Excel pe care o utilizați. Dar, din păcate, este posibil să întâmpinați erori.
De exemplu, dacă numele complet al unei persoane începe cu numele de familie, acesta va fi împărțit în mod greșit. Formulele vor avea, de asemenea, probleme cu numele de familie care conțin prefixe sau sufixe, cum ar fi le Carré sau van Gogh. Dacă numele cuiva se termină în Jr., acesta va apărea ca nume de familie.
Cu toate acestea, există modificări pe care le puteți adăuga pentru a rezolva aceste probleme pe măsură ce apar. Lucrul cu formule vă oferă flexibilitatea de care aveți nevoie pentru a aborda aceste complexități.
